メール対応のお悩み解決

お客様から毎日寄せられる、メールやWebフォームからの問い合わせ。素早く的確に対応したいのに「問い合わせメールを見落として、返信が遅れてしまった」「誰がいつ対応したか把握できず、二重に対応してしまった」そんなことはありませんか？ WEBCAS mailcenterは、このような問い合わせメール対応に関するトラブルを解決する、メール共有管理システムです。

WEBCAS mailcenterは、「info@～,support@～」等の代表メール窓口に届いたメールやWebフォームからの問い合わせを、サーバ上で一元管理して、複数担当者で共有・管理して効率的なメール対応を実現するグループウェアです。これまで利用していたメールソフトの使い勝手はそのままに、メール対応に関わる「二重対応」や「対応漏れ」等の問題を徹底的に防止します。迅速・適切なメール対応を実現して、顧客満足度の向上を実現します。

従来のメールソフトで問い合わせメールに対応すると、メールソフトに大量に届く業務メールや問い合わせメール、Ccメール等に埋もれて大事なメールが見過ごされ、返信もれが発生しがちです。また「誰がどのメールに対応したか、対応していないのか」がスピーディに把握できないため、複数の担当者が二重に返信してしまうことも起こりがちです。WEBCAS mailcenterは、複数人が対応しても対応状況をリアルタイムに共有でき、「自分がどのメールに対応すべきか」がすぐわかります。また、対応中のメールには、別担当者は対応できないため、二重対応の心配もありません。

従来のメールソフトでは、以前のメールのやり取りを確認するにも、フォルダ毎に検索したり、「受信フォルダ」「送信フォルダ」毎に検索したりと、面倒な作業が発生しがちでした。しかも、別担当者が対応していた場合、担当者のPCを確認しないとわからない場合もあり、このような状況では迅速なメール対応は困難でした。
WEBCAS mailcenterなら、対応中のメールから「履歴」アイコンをクリックするだけで、これまでのメールのやり取りがワンクリックで表示されます。時間を取られがちな確認作業が効率化され、メール回答時間が短縮できます。

Twitter、Facebook等ソーシャルの広まりにより、企業の不適切な対応はすぐに広まってしまう世の中になりました。WEBCAS mailcenterは、メール回答のテンプレートを活用することにより、新人やアルバイト、パートのオペレーターの方でも、企業としての品位を保った回答を実現します。
さらに、承認フローを組むことにより、品質の統一だけでなく、うっかりミスや誤配信を防ぐことも可能になります。

それぞれの個人PCのメールソフトにそれぞれ蓄積し、全員が対応していたスパムメール処理。一名の担当者が処理することで、管理画面上のスパムメールが全て削除されます。これにより、全体の作業時間が短縮します。