社内アンケートの作り方と回収方法

まずは、どのような方法で社内アンケートを実施するかを決めましょう。アンケートの実施方法は大きく分けて2つあります。一つ目は、WordやExcel等で作成した紙のアンケートを直接手渡しする／もしくはメールに添付する方法、2つ目はWeb上で実施する方法です。

もちろん、アンケートの対象者数や内容のボリュームによってそれぞれに向き不向きはありますが、当社WOW WORLDでは断然Webアンケートをおすすめしています。その理由を説明します。

Webアンケートは、回答形式や回答の流れをシステム側で制御できるため、従業員が「どのように回答を進めたらよいか」を直感的に判断できます。たとえば、「質問1は単一回答で質問2は複数回答」「質問1で『はい』と答えた人のみ質問2に進む」などの複雑な動きでも、状況に応じて入力できないようにグレーアウトしたり、不必要な部分を非表示にしたりできるため、回答者をスムーズに誘導できます。

紙のアンケートの場合、従業員は答えにくい質問を飛ばしてしまったり、テキスト欄に何も書かずに提出してしまったりすることも考えられます。Webアンケートなら「回答必須」の設定ができるため、必要な回答は確実に集められます。

社内アンケートの実施方法が決まったら、続いて「無記名にするか、記名にするか」を決めましょう。無記名アンケートは、個人が特定されてしまう記名アンケートに比べ、回答への抵抗が少ないため正直な回答が得られやすいというメリットがあります。しかし、何か気になる意見が発見された場合に「どの部門の誰が回答しているのか」がまったくわからないため、事実確認や改善案の提示に時間がかかってしまうというデメリットもあります。そのため、無記名アンケートの場合でも「部門」「勤続年数」「年齢」「性別」など、最低限の情報を収集しておくことをおすすめします。

なお、従業員からは「無記名アンケート」に見えても、実は裏側で「誰が回答しているか」を把握する方法 もあります。この方法については後述します。

次に、アンケートの質問を決めます。すべての従業員がスムーズに回答を進められるよう、極力難しい文言や専門用語は避け、わかりやすい質問文を作成することが大切です。回答形式は、基本的に選択式を8～9割、自由記入式を1～2割にすると、回答者への負担を減らせます。

また、質問自体が回答を誘導してしまわないよう、できるだけ中立的な立場で作成するよう心がけましょう。極端な例ですが、以下2つの質問文では回答者に与える印象が大きく異なります。

質問Ａ 予想を上回る経費がかかっているため、無料コーヒーマシーンの稼働を来月で終了したいと思います。この案に賛成ですか？（1.賛成／2.反対）

質問Ｂ 当社の福利厚生の一環である無料コーヒーマシーンは、先月も多くの社員の皆さまにご利用いただき、合計ドリップ数は1,462杯でした！今後もこの取り組みを続けるべきだと思いますか？（1.続けるべき／2.続ける必要はない）

いかがでしょうか。質問Aでは「経費のことを優先に考えるべき」、質問Bでは「社員の満足度を優先に考えるべき」という、作成者側の意図が垣間見えていることがおわかりいただけるかと思います。この質問をできるだけ中立的な文章にするとしたら、たとえば以下のような修正案が考えられます。

このように、アンケート実施前に「質問文が中立的な立場で作成できているか」を客観的に見ることが大切です。他部門の方にチェックをお願いするのも一つの方法です。

また、質問項目が多くなってしまう場合には、カテゴリを分けて複数ページに分散させたほうが回答者に与えるストレスを軽減できます。目安としては、40問を超えてしまう場合には複数ページのアンケートにしたほうが良いでしょう。

＞ 回答数無制限、1か月単位で使えるアンケートシステム「WEBCAS formulator」

社内アンケートをWebで実施する場合の告知方法は、アンケートフォームにアクセスするURLをメールでお知らせするのが一般的です。しかし、いきなりメールを配信しても他の業務メールに埋もれてしまったり迷惑メールだと勘違いされてしまったりする場合があるため、部門長の会議や朝礼など実際に社員が集まる場で、「○月○日～○月○日の間に社内アンケートを実施します」と予告しておくことが大切です。また、そのアンケートは何のために実施するのか、回収したらどのように使うのか、社員にはどのような方法でフィードバックするのかを事前にきちんと伝えておくことで、協力してくれる社員が増え、アンケートの回収率も高まります。

なお、アンケートの告知メールには、以下の情報を入れておくと効果的です。

事前に告知をしていても、思ったようにアンケート回答が集まらないときもあります。そんなときは、根気よくリマインドメールを配信しましょう。まずは回答締切の一週間前と前日に「回答期限が近づいてきた旨」をお知らせし、できるだけ期限内の回答を促します。また、回答締切後も「まだ30名の方に回答いただいていません」「現在の回答率は68％です」などと数字を混ぜながらリマインドを続けることで、滑り込みの回答を得られるケースがよくあります。回答率の高さにこだわりたい担当者様は、リマインド期間のことも念頭に置き、回答期限は一週間程度余裕を持って設定しておくことをおすすめします。

回答を締め切ったら、次は集計作業に入ります。冒頭でお伝えしたように、Webアンケートは一般的にツールの管理画面上で結果を見ることができるため、全体的な従業員満足度や、賛成／反対の割合などはすぐに確認できます。部門別や勤続年数別など回答結果をより多角的に分析したい担当者様は、管理画面上でクロス集計が行えるツールや、データをCSVファイル等でエクスポートできるツールを選ぶと良いでしょう。

当社WOW WORLDでは、社内アンケートの実施に最適なWebアンケートシステム「WEBCAS formulator（ウェブキャス フォーミュレーター）を提供しています。製品の特徴や機能について簡単にご紹介しますので、ご興味があればぜひご覧ください。

単一回答、複数回答、マトリクス回答、自由回答（テキスト入力）など、基本的なアンケート項目はすべて標準搭載。もちろん、アンケートを複数ページに分けたり、ページを分岐させたりすることも可能です。

社内からの情報流出リスクを抑えるため、オペレータ毎に操作できる内容を細かく設定できます。また「個人情報」と指定した項目について、オペレータ毎にデータ内容をマスクする／マスクしないを選択できます。

ソフトバンク株式会社様

株式会社幸楽苑ホールディングス様

西日本電信電話株式会社（NTT西日本）様

「職場環境をより良くするため、北陸事業本部の社員約4,000名を対象にWebアンケートを実施しています。WEBCASのメール配信とアンケート機能を連携し、『メールを受け取った人しか回答できないクローズドアンケート』を作成しました。未回答者へのリマインドも簡単に行うことができ、最終的に回答率は90％以上を達成しました」

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それでは最後に、社内アンケートをWebで実施する際の流れをおさらいしておきます。

以上、社内アンケートの作り方と回収方法についてのTipsをお届けしました！皆さまの業務に少しでも役立てていただければ幸いです。

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