自動配信メールのメリット｜配信のポイントや成功事例をご紹介

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自動配信メールとは、顧客の行動やアクションなどを起点にシステムが自動で配信するメールを指します。件名・メール文などは事前にシステムに設定しておくため、担当者が対応できる時間・曜日に左右されずにメールを配信することが可能です。

自動配信メールには、トランザクションメールとフォローアップメールの2つの種類があります。以下では、両者の特徴について解説します。

トランザクションメールとは、顧客の行動やデータ更新などのイベント発生をトリガーに、自動で配信されるメールのことです。購入完了時や会員登録完了時などに送る「サンキューメール」やアカウント作成のお礼を伝える時などに送る「ウェルカムメール」など活用方法は複数あります。

フォローアップメールは「ステップメール」「シナリオメール」とも呼ばれ、顧客の特定のアクションをトリガーに、事前に設計したメールを複数回に分けて配信する手法、およびそのメールのことです。例えば、『資料請求日』『登録日』『出発日』『購入日』などの日付に対して、相対日付（前後日数）を指定することで、メールの自動配信を行います。

顧客に寄り添った内容のメールを適切なタイミングで配信するため、見込み客の顧客化や、リピーターの獲得などの効果が期待できます。

自動配信メールのメリットは複数ありますが、代表的な3つを以下で詳しく解説します。

CXとは、カスタマーエクスペリエンスの略称で、顧客が商品やサービスとの接触全体を通じて得る価値・体験を指します。顧客が感じる総合的な印象や満足度を意味するため、企業の経営やマーケティングにおいてCXを向上させることは重要と考えられています。
顧客のアクションに対して即時に必要な情報を届ける「トリガーメール」では、顧客に対して安心感を与え、迅速な対応があったという信頼感も生まれます。また、適切なタイミングで顧客に寄り添ったコンテンツを送る「フォローアップメール」では、顧客の購買意欲を高めたり、ファン化につなげたりすることができます。

このように、自動配信メールを活用することで、昨今重要視されている「CXの向上」を実現することが可能となります。

手動でメール配信を実施する場合は、手間も時間もかかるため、対応時間の確保が必要となります。そこで自動配信メールを導入すれば、対応時間を削減できるだけでなく、担当者は効果分析や改善などメールマーケティングの強化に時間を活用できます。

手動でのメール配信は、休日や業務時間外に対応できないことはもちろん、担当者が他業務の対応をしている場合には行えないため、リアルタイム性や配信タイミングの統一性を保つことは困難です。一方、自動配信メールなら担当者の動きに影響を受けることなく顧客にメールを配信することができます。

また、担当者の能力によってメールの文面に差が出ない点や、担当者による対応漏れが起きない点、担当者が変わっても引き継ぎに影響が出ない点なども自動配信メールを導入する大きなメリットです。

トランザクションメール（トリガー配信）は具体的にどのように活用するのか、一例をご紹介します。

企業の会員サービスに顧客が新規で会員登録をした際、会員管理システムとメール配信システムを連携し、「登録確認メール」を自動配信します。メールの文面には、「本人認証」を促すURLが記載されており、リアルタイムで「本人認証メール」を送るケースが多いです。顧客がそのURLをクリックすることで本人認証が完了し、会員登録が完了します。
会員管理システムとメール配信システムを連携したメールの自動配信は、顧客が会員サービスに再ログインする時にも活用できます。

ECシステムとメール配信システムを連携させることで、売り切れの商品について「次回入荷時に知らせてほしい」と登録した顧客に対し、商品が入荷したタイミングで「入荷お知らせメール」の自動配信が可能です。顧客は待ちわびた商品ということもあり、購買意欲が高いため、購入につながりやすい施策として期待できます。
ECシステムとメール配信システムを連携した自動配信は、サンキューメールや発送完了メールなど他にも多くの活用例があります。

ICカードシステムとメール配信システムを連携させた一例もご紹介します。例えば、子どもの学習塾にて入退館時にICカードをかざすことをトリガーとし、その子どもの保護者宛に入退館のお知らせ通知メールを配信することもできます。セキュリティのみならず、出欠確認としても活用できるため、企業をはじめ、学習塾や放課後児童クラブなどでも導入されています。

フォローアップメール（ステップメール）は具体的にどのように活用するのか、一例をご紹介します。

以下の図のように、「資料請求日」や「化粧品無料サンプル申し込み日」などをトリガーとし、経過日数ごとに自動でメールを配信することが可能です。手動では対応しきれない、きめ細かなマーケティング施策が実現します。

メール受信者の反応（クリック、開封、コンバージョン）を配信条件として設定し、自動でメールを配信することも可能です。例えば以下の図のように、資料ダウンロード後に配信したフォローメールのクリックの有無を条件に、次回のメールの送り分けができます。

商品を購入した顧客に対し、発送通知メールやレビュー投稿促進メールを送ることが可能です。たとえば以下の図のように、まずは商品発送時に「以下商品を発送しました」というメールを送り、2週間後に「以下商品のレビューを投稿してください」のようなメールを自動配信します。

トランザクションメール、フォローアップメールのそれぞれにおいて、押さえるべき代表的なポイントをご紹介します。

トランザクションメールに記載する内容は、要点を押さえた簡潔なものがベストです。情報が多すぎると、本当に伝えたい内容が顧客に届かないどころか、不快感を与えかねません。スマートフォンであれば、1スクロール程度で読めるボリュームを目安にしましょう。

トランザクションメールは、顧客に必要な情報が記載されているため、迷惑メールフォルダに振り分けられたり受信者側からブロック設定などで顧客にメールが届かない場合、機会の損失やクレームなどの問題を招きかねません。

トランザクションメールの到達率を高める方法として、IPやドメインの評価を下げない運用、適切なエラー処理など、まずは各通信事業者からの評判（スコア）を上げる必要があります。

このような対応を自社で行うには多くのコストと手間がかかるため、メール配信専門業者が提供するAPIの活用をおすすめします。

トランザクションメールを簡単・確実に届けるにはメール配信APIサービス「WEBCAS realtime mail」

当社WOW WORLDでは、トランザクションメールを送信できるメール配信APIサービス「WEBCAS realtime mail（ウェブキャス リアルタイムメール） 」をご用意しています。企業が保有するシステムと連携し、ユーザーのアクションやデータ更新などのイベント発生をトリガーとしてメールを即時配信することができます。

「WEBCAS realtime mail」は、当社のメール配信ソリューションを今お持ちのシステムやサービスにAPIで組み込んでいただく仕組みのため、企業側でのメール生成・MTA準備は不要です。テンプレート管理や配信結果の確認も簡単におこなうことができ、開発コストを大幅に削減できます。

メールの文面は、顧客のカスタマージャーニーに合わせた内容にしましょう。カスタマージャーニーとは、顧客が商品を購入してから利用、継続、再購入するまでのプロセスのことです。顧客がステップごとにどのような感情を持ち、どのようなメールを配信すれば行動に繋がるかを検討し、設計することが大切です。

フォローアップメールは、ただ送って終わりではありません。効果改善のためにも、期間と目標を決めて定期的な分析を行いましょう。メール配信システムの効果分析機能を活用し、開封率やクリック率、コンバージョン率などをチェックするのがおすすめです。

なお、当社のメール配信システム「WEBCAS e-mail」のフォローアップメール配信機能では、すでに配信設定済の複数のメールコンテンツを効率的に修正できる機能もご用意しています。
たとえば、「会社移転に伴い、フォローアップメールのフッター情報を全部修正したい」「複数のフォローアップメールに共通の広告を差し込み、月1回変更したい」という場合は、一つひとつのメールを修正するのは大変手間がかかります。
WEBCAS e-mailは、複数メールを横断する「共通のメールコンテンツ」ブロックの設定が可能です。一括修正したい箇所をこのブロックに割り当てておけば、共通ブロックを一度修正すると該当する全メールコンテンツに修正が反映されます。

メールの内容やデザインは、基本的に統一しましょう。フォローアップメールをHTMLメールで配信する際には、自社のブランドの世界観にマッチしたクリエイティブに統一することで、ブランディングの向上が図れます。

当社の「WEBCAS e-mail」で自動配信メールを運用し、成果をあげられている企業様の事例をご紹介します。

株式会社イングファシリティーズ様は、女性向けアパレルECサイトを運営している会社です。

以前は物流チームにて、商品出荷直後に「発送が完了しました」という内容のメールを手動で配信していました。顧客の迷惑にならない時間に配信するため、出荷が完了した18時頃から19時頃までの限られた時間にメールを毎日セッティングする必要があり、かなり負担が大きい作業でした。

WEBCASのメール配信APIで発送完了メールを自動化したことで、物流スタッフの業務負荷の大幅な削減と物流チーム全体の業務効率アップが実現しました。

コーセープロビジョン株式会社様は、化粧品の製造と販売を行っている企業です。

同社ではトライアルセット申込者への引き上げを目的に、以前からフォローアップメールを配信されていました。これまではECシステムに付属しているメール配信機能を利用していましたが、WEBCAS e-mailに移行したところ、メール到達率が劇的に改善しました。初回購入から30日時点の累積リピート率は1.5倍になるなど飛躍的にアップしています。ご担当者様からは「計測前後でメールコンテンツは変えていないので、純粋にWEBCAS e-mailを導入した効果と言えます」とのお声をいただいています。また、その後は当社グループが提供するメールマーケティングのコンサルティングサービスもご利用いただき、開封率、クリック率、LTVなど、重視している全てのKPIの向上に成功しています。

パルシステム生活協同組合連合会は、1都9県で活動する生協が構成するグループです。パルシステムでは、データベースと連携し、会員一人ひとりに適した「お知らせメール」を自動配信しています。

例えば、以下のように活用されています。

自動配信メールは、顧客の行動やアクションをトリガーとしてシステムから自動でメールを配信することを指します。購入完了時や会員登録完了時などに送る「トランザクションメール（トリガー配信）」と、資料請求日などの日付に対して相対日付（前後日数）を指定することでメールの自動配信を行う「フォローアップメール（ステップメール）」があります。顧客にとって必要な情報を適切なタイミングでメールを配信できるため、CXの向上につながります。

自動配信メールの実施にご興味のある方、すでに実施しているがお悩みのある方は、ぜひ当社まで相談ください。

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