リードや用途に応じて多様な配信スタイルを実現

山田様： 「クオリティはIT資産管理ツールを中心として、企業の情報システム部門のご担当者の皆様にクライアントPCを管理するシステムをご提供しています。数あるIT資産管理ベンダーのなかでも、自社製品やサービスを改善する体制を整備しているところを強みとしています。」

高山様： 「今回のシステム導入のきっかけはセキュリティ統制(IT統制)です。当社は2003年ごろからメールマガジンを配信しており、今では読者数は3万 7,000人ほどになります。以前はPCにインストールするタイプのメール配信ソフトを使い、CSVデータをメール配信担当のPCに保存してから配信して いました。しかしセキュリティ統制を推進するにあたって、今後そのような運用はふさわしくないと考え、システムを探し始めました。」

山田様： 「当社はメール配信担当が部署ごとに何人もおりますが、例えば一人配信している間は、他の担当者は配信できませんでした。また、配信の途中にエラーで止まる可能性もあり、配信終了まで担当者がついていないといけませんでした。」

高山様： 「クリック率を集計できるような機能がなかったことですね。WEBサーバのアクセスログから解析することで、クリック数、IPアドレスまでは追跡できたのですが、誰がクリックしたのか、というところは分析できませんでした。」

高山様： 「エラーメールの詳細がわからなかったことです。例えば4万件にメールを配信して、2万件がエラーになって帰ってきた場合、『エラーになった理由』『配信先のメールアドレスが今生きているのか』それらを把握できなかったので。」

山田様： 「当社ではメール配信システムを顧客データベースにつないで配信するDB連携機能と、CSVデータをインポートして配信する機能どちらも必須の機能でした。 しかし、CSVのインポートと、基幹データベースとの連携をカスタマイズ無しに両立できるツールが、『WEBCAS e-mail』の他にありませんでした。比較検討した他社様のシステムですと、カスタマイズが必須になり、コストが割高になってしまうといったことも要因の一つです。」

山田様： 「DB連携についてまず申し上げますと、一番の理由は配信業務効率化のためでした。CSVデータを都度インポートして配信するのは作業面の負担や配信先違い などのミスへの不安が大きかったため、そこをシステム面で解決したかったのです。DB連携にするとデータ投入を手作業で行うということがないため、『間違 えたリストで配信してしまうのではないか？』といった心配は無くなります。さらにメールを配信したい対象別にフレキシブルに配信することもできるわけです。」

高山様： 「例えば地方別に個別のセミナー情報を配信するといったことです。今もCSVで地域別配信は行っているのですが、DB連携だと手間が軽減されます。」

山田様： 「また当社は多種類のメールを配信していますが、これまでは、例えば製品情報のメールは配信して、セミナー情報のメールだけは配信停止、と個別に設定するこ とが難しかったのです。リストが共通なので全部止めるしかなかった。その対策として、基幹データベースに繋げたいという思いがありました。」

山田様： 「基幹に入れられないデータがあり、統合が難しかったのです。例えば、展示会で獲得した名刺情報。メール配信のパーミッションを得ていないリストに対して も、来場お礼メールを一度配信しますので、そういったリストは基幹データベースにデータを入れずに、CSVで配信します。それに基幹データベースを拡張す ることは情報システム部にとって都合が悪いですし。色々な部署の要望を集めたら、CSVとDB連携を両立させたいという結果になりました。」

高山様： 「システムの使いやすさですね。配信担当が多数おりますので、大掛かりなレクチャーなしで、誰でもミスなくきちんと配信できるというのは、非常に助かります。他社様のシステムだと複雑で分かりにくいことが多かったのです。」

肥田様： 「何をやるにも目標数値を必ず設定し、その達成率が会社に評価されるような体制になっています。たとえば、WEBアクセス・ビューは前年度比130％を目標とし、毎回達成してきました。目標を達成するために施策を考え、講じてきた結果ですね。」

山田様： 「そちらにはあまり製品情報を全面に押し出すような内容にはなっておらず、PCにまつわるお役立ち情報をメインに発信しています。」

山田様： 「それは、今当社製品に直接的に関連のない部署の方にもご登録いただきたいと考えているからです。例えば自治体や官公庁などでは、他部署から突然情報システ ム部に配属されることがありますので、まず当社に慣れ親しんでいただいて、システム関連部署に配属されたときに、『Q-NEWS』に移行していただきたい と考えています。」

山田様： 「現在は、サポート期間の終了1ヶ月前になるリストをピックアップして、CSVデータをインポートして配信していますが、近々それも基幹システムの受発注の情報と連携させて自動的に配信するようにしたいと考えています。」

山田様： 「はい。今考えているのがメールのタイトルに盛り込むキーワードの分析です。例えば、ある企業には『Winnyの使用を禁止する』というタイトルがヒットし たけれど、別の企業には『WEBアプリケーションを使わせない』というタイトルがヒットしたなどの分析を行うことで、WEB上の表現も効果的なものに変え ていけるのではないかと考えています。これまでは情報をひたすらOUTすることが中心だったのですが、これからは出したものに対して、情報をINしてくる 使い方をしていきたいですね。」

山田様： 「デジタルのコンテンツは、いいアイデアを思いついて実行したらすぐに効果が出ますので、慢心していたらすぐ飽きられてしまうものです。ですから周囲の動向には常に気をつかっていますし、検証は積極的に行っていきたいと思っています。」

山田様： 「とにかく、誰でも使えているところが一番の魅力ですね。また一度も情報流出や、誤配信などの事故も発生しておりませんので、『WEBCAS e-mail』は、簡単かつ品質が優れているという印象です。」

高山様： 「現状、当社の他プロジェクトの都合でDB連携が完了しておりませんので、DB連携設定後、業務効率化を推進していきたいですね。」

山田様： 「また将来的には『WEBCAS e-mail』をSFAのツールと連携させることも考えています。メールの中のURLのクリック情報をもとに営業が動き、最終的に売上まで結び付けられたのか。そこまで把握できるようにして、何をきっかけに購入したのか、というデータを取って検証していきたい。実は今回、そういった経営側の意思も働き製品決定した、という面もあります。『WEBCAS e-mail』なら拡張の可能性も出てきますので。」