受験生へのメール配信に活用。「CSVインポート配信機能」で手軽な送り分けが可能となり、リストの二重管理も解消

中国語検定「HSK」の受験者に向けて、ターゲットや目的別にさまざまな種類のメールを「WEBCAS e-mail」から配信しています。内容によって配信数は異なりますが、最大で8万人近くに一斉配信することもあります。

試験を受ける方向け
試験の直前に、「試験当日の注意事項」や「修正手続きを案内」など重要な連絡をWEBCASからメール配信しています。
また、試験を終えたタイミングで「アンケート回答依頼」のメールも配信しています。

過去に試験を受けた方向け
試験開催案内
私たちは一度受験して終わりではなく、その後も継続して次の級を目指していただきたいと考えています。そのため、これまでHSKを受験した方に絞り、2〜3週間に1回の頻度で、これから開催される試験のお知らせをメール配信しています。

試験再チャレンジの案内
HSKの1級および2級については無料で再チャレンジが可能なため、前回の不合格者を抽出し、次回試験の再チャレンジを促すメールを配信しています。対象者には、一人ひとり異なるバウチャーコードを差し込んだメールを一斉配信しており、このコードを使って申し込みいただくと再度無料で同じ級を受験いただけるようにしています。

試験監督の募集案内
過去のHSK受験者の中から一定の成績を収めた方を抽出し、「スタッフとして試験監督をやってみませんか？」というお誘いのメールを配信しています。

中国留学・就職フェアなどのイベント紹介
HSKだけでなく、中国留学や就業の支援に関するイベントについても、メールでご紹介しています。

HSKの受験生にはまずマイページに登録をしてもらい、マイページ経由で受験の申し込みや各種手続きをしていただいているため、メールアドレスを含む受験生の個人情報はマイページのシステムで管理しています。そのため、私たちはメールの宛先リストをWEBCASにインポートして配信するプランを契約しており、配信の際にはマイページから対象者を抽出し、リストを作成してWEBCASに取り込むというフローで運用しています。

まずはメール配信システムを複数ピックアップし、その中にメール配信システム側にデータベースを作らなくても良いサービスがあるかを調査していきました。数社のサービスについて話を聞きましたが、やはり多くのサービスがメール配信システム側にデータベースを持たないといけない仕様で、私たちが調べた中でその必要がないのはWEBCASと他１社のみでした。

WEBCASにはCSVファイルをその都度インポートして配信できるプランがあったため、こちらを使えばHSKのマイページ側のデータとの二重管理にならない点が大変良いと思いました。最終的に、コストも見合っていたWEBCASの採用を決めた次第です。

大幅に向上しました。実は、これまでメールを送信してから受験生へ届くまでに5〜6時間もかかっているケースがありました。管理画面上ではすぐに送信完了となっていても、実際のところは夕方にメールを配信したのに夜遅くに受験生に届いてしまっていたことが判明し、改善したいと思っていました。

WEBCAS導入後は、配信対象者が8万人近い場合でも10〜15分で配信が終了するので非常に助かっています。

さらに、WEBCASでメールが高速に送れるようになったことで、受験生に届けたい時間を狙ってメール配信できるようになったというメリットもあります。例えば、過去のメールへの反応率をもとに「19時より18時のほうが高い開封率が見込めそう。1時間前倒しで送ろう」など、配信時間の細かなチューニングも可能となりました。

はい。WEBCASはメール配信後、なぜエラーになったのかという分析・カウントができるのでこの数値はよく確認しています。以前のシステムでは、送ったメールがエラーになったのかどうかもわからない状況だったので、配信後まで見届けられるのはとても良いと感じています。

また、WEBCASは「メールアドレスが存在しない」など恒久的なエラーだと判明した場合、自動で配信停止される機能が搭載されているので便利ですね。エラーが多い場合、送信者のIPアドレスやドメイン名がブラックリストに載ってしまって以降メールが届かなくなるという話を聞いたことがあったため、エラーの自動処理機能がついているWEBCASは安心して利用できます。

さらに以前は、メールを送った後の受信者側のアクションが確認できなかったのですが、WEBCASであれば開封率（HTMLメール）やクリック率の取得機能もついているので、メール配信後の効果が測れるようになりました。

現在まだ使用できていない「WEBCAS e-mail」の機能を知り、さらに活用していければ良いと思っています。特に、メール配信後の分析を今より細かく行いたいと考えており、開封率やクリック率、送る時間や文章のボリュームなどもより最適なところを探していきたいです。WOW WORLDさんから教えてもらったプリヘッダーの設定についても、開封率を改善する一手として興味を持っているところです。

また、現在は比較的シンプルなデザインのメールを配信していますが、今後はより視覚的な訴求力を重視したHTMLメールの配信にも興味があります。貴社のメルマガ制作サービスではHTMLメールのテンプレート作成も依頼できるとのことなので、必要に応じて利用を検討したいと思います。今後ともサポートをよろしくお願いします。