問屋・酒販店・料飲店ごとにセグメントし、お客様に合った内容でメール配信。高速配信とセキュリティ強化がWEBCASで実現

当社では商品の受注を目的として、2024年4月よりメール配信システム「WEBCAS e-mail」を利用しています。当社の受注ルートは、「メール経由で受注する」および「営業担当が直接受注する」の２つで9割を占めています。なかでも100本限定などの限定商品については、ほぼWEBCASから配信したメールで注文を受け付けています。

様々なメールを配信していますが、メインの運用は以下3つです。

２．イベント等の案内メール
セミナー、チャリティー、販売記念などのイベントを実施する際には、そのイベントに参加可能なエリアの方々にのみ情報を送りたいため、都道府県別でセグメントし案内をメール配信しています。

３．会員制ECサイト「ザ・ウイスキー・クルー」のメールマガジン
冒頭でもご紹介しましたが、当社ではウイスキーをはじめとしたこだわりのお酒を愛する方のための会員制ECサイト「ザ・ウイスキー・クルー」を運営しており、こちらの会員に対して定期的にメールマガジンを配信しています。オンライン販売のため商品をより視覚的に訴求できるよう、HTMLメールで配信をおこなっています。

当社はデータベースと連動したメール配信ができるプランを契約しているので、WEBCASで顧客情報を管理するデータベースを作り、そのデータを参照してメールを配信しています。データベースには「取引先名」「地域」「当社の営業担当者名」などのほか、「ウイスキー情報」、「ビール情報」、「価格表」など多数の項目を設けており、配信時にこれらの項目を抽出条件として設定し、送り分けをしています。

はい、以前はオープンソースのツールを使ってメールを配信していました。その頃から、現在と同じようなセグメント配信をおこなっていました。

配信速度が遅いことが一番の問題でした。約4,000人にメールを送るのに1時間以上かかってしまうという配信スピードで、非常に困っていました。販売開始の案内を送っているにも関わらず、メールの到着順でどんどん受注が入り、最後のほうにメールが届いたお客様がいざ注文しようとしても売り切れ…ということが頻繁に起こっていました。そのため、メール配信後はお客様からのクレームが入ることもしばしばありました。

よって、この問題が解決できるメール配信システムを検討することになりました。

前述のような問題を解決するためには、「メールの高速配信が可能なシステム」を選ぶことがマストでした。
また、当社のメールマーケティングに欠かせない「ターゲットに合わせてきめ細かいメールの送り分けができること」に加え、「個人情報漏洩を防ぐためのセキュリティ対策がなされているシステムであること」も重要なポイントでした。

また、以前利用していたオープンソースのシステムについては、セキュリティ面についても懸念がありました。オープンソースのシステムは低コストで利用できる反面、ソースコードが公開されていることから脆弱性を狙ったサイバー攻撃を受けやすく、それに素早く対応できる体制を構築しなければ安定した運用が難しいというデメリットがあります。一方、有料のシステムなら様々なサポートが受けられますし、外部からの攻撃に対するセキュリティ対策もなされているので、安心して利用できると考えました。

選定の際には、我々が信頼している外注先のシステムエンジニアの方が、WEBCASを使っている他社の評判がとても良いと提案してくれました。実際にWEBCASの営業担当の方に話を聞いてみて、上記のポイントを全てクリアしていることと、トライアルでの操作感も気に入ったため導入を決めた次第です。

管理画面がとても見やすく、ストレスなく使えています。特に、下記の点は特に便利だと感じています。

前述の通り、当社は商品の販売案内においてほぼ毎日メールを活用しており、まさに売上に直結するツールだと考えています。

また、メールは「情報を公平に届ける」という観点からも優れていると思います。例えば、営業担当の訪問や電話での紹介のみだと、どうしてもお客様によって「商品を知るタイミング」に差が生まれてしまいます。WEBCASでメールの高速一斉配信ができるようになったことで、本数限定の商品など“耳寄りな情報”も、すべてのお客様に公平に届けられるようになりました。

さらに、メールを販売チャネルのメインにすることで業務効率化も実現しました。実は、当社はこれまでFAXでも商品案内を送信し、注文を受けていたのですが、WEBCAS導入のタイミングで思い切ってFAXを終了しました。急な変更でお客様にご迷惑がかからないよう、FAXとメールの併用期間を設けましたが、お客様の混乱もなく無事メールに一本化することができました。FAXをやめても受注に大きな影響はでなかったので、販促活動の効率化と営業担当の負担軽減につながりました。

現在は、配信したメール本文のURLがどの程度クリックされたのか、どのURLが多くクリックされたのか等の分析までは手が回っていないのですが、今後はそれらも確認していければと考えています。「WEBCAS e-mail」は配信したメールのクリック数やクリック率をリアルタイムに集計・分析ができる機能があるとのことなので、今後は有効活用し、メールマーケティングの効果向上を図っていきたいと思っています。