クラブ競技会情報の一斉メール配信や、申し込み受付に活用。課題だったリストの二重管理が不要に

当クラブは昭和36年、東雲ゴルフクラブが東京都へ返還されることになったため、当時の大手企業9社が発起人となり設立されました。現在はその1社である三井不動産株式会社のグループ会社として「大浅間ゴルフクラブ」の運営事業をおこなっています。メンバーおよびメンバー同伴、またはご紹介のゲストに原則キャディー付きプレーのサービスを提供していますが、現在このような形態で運営を続けているゴルフクラブは東信地方（長野県東部）で三か所ほどしかなく、そのうちの一つです。クラブハウスには、広々としたレストランや宿泊できるロッジも完備しています。
また、毎月1～2回クラブ競技会を開催し、多くのメンバーにご参加いただいています。

当社は2023年12月にメール配信システム「WEBCAS e-mail」とアンケート・フォーム作成システム「WEBCAS formulator」を導入し、主に以下2つの用途で活用しています。

以前は他社の災害掲示板サービスを使用して、メールの配信やクラブ競技会の申し込み受付をしていました。しかしながら、そもそも用途が異なることもあり「大浅間ゴルフクラブ」のメールアドレスを送信者としてメールを届けることができず、災害掲示板のサービスから「大浅間ゴルフクラブからメールが来ました。このリンクからご確認ください」という内容のメールが届くという状況でした。そのため、メールを受け取ったメンバーは「本当に大浅間ゴルフクラブからのメールだろうか。リンクをクリックして良いのだろうか」と迷惑メールの可能性を疑うこともあり、大変困っていました。正式なメールかどうか判断できず、クラブ競技会の申し込みができないメンバーへ個別に電話連絡するということもありました。

また、災害掲示板サービスのメール配信機能では、メール配信リストを同サービスのサーバー上に登録しておかなければなりませんでした。一方で、会員の最新情報は当社の別のシステムで管理していたので、常に二重管理している状態でした。
メール配信の前には都度サーバー側のリストと会員情報を照らし合わせる必要があり、会員情報が変更になった場合は、両方のデータを修正しなければなりませんでした。ゴルフ会員権の名義変更というのは頻繁にあるので、この作業は非常に手間がかかっていました。

そこで、これらの課題を解決できるシステムの導入を検討することにしました。

当社は三井不動産グループのセキュリティガイドラインに則り、必要なチェックを受けてセキュリティに万全を期しています。システム選定基準に該当しているサービスでなければ利用できないため、まずはそれらをすべてクリアしているサービスのリストを確認しました。その中にWEBCASがあり、機能面、コスト面を総合的に判断し採用することに決めました。また、クラブ競技会の申し込みの受付もおこないたかったため、メールだけでなく、Webフォームが作成できることも選定の条件でした。

運用が大幅に効率化し、多くのメリットがありました。いくつかご説明します。

※WOW WORLD注
手元にあるメール配信リストを「WEBCASクラウド」にCSVでインポートして配信できるシンプルプランを活用いただく場合の運用です。データベース連動型のプランもご用意しています。

導入前に、「WEBCAS e-mail」と「WEBCAS formulator」を実際に操作しながらしっかり教えていただきました。また、メールの到達率を高めるためのSPF^※１やDKIM^※２の対応についても、営業担当の方がサポートしてくださったので安心して進めることができました。

※１：SPFとは、送信元メールサーバーのIPアドレス等が正当なものかどうかを判別する手段で、SPF設定とは送信者ドメインと送信元のIPを関連付ける設定のことを指します。

※２：DKIMとは、送信側メールサーバーが発行した電子署名を、受信側メールサーバーが認証することで、メールの正当性を証明できる仕組みです。DKIMを活用すると、メール受信者が「そのメールが本物か偽物か」を判別することができます。

前述の通り、当社では法律で義務付けられているアルコールチェックを1日2回実施していますが、これまでは道路交通法で定められた書式の用紙に毎日手書きで記入していました。また、この記録簿は最低一年間保存する決まりとなっているため、手書きの用紙が溜まっていく状態でした。

そのような中、メンバーへのメール配信や申し込み受付の業務でWEBCASの運用が順調に進み、アルコールチェックの記録も「WEBCAS formulator」を使えばもっと効率的に管理できるのでは？と考えました。そして実際にこちらの業務でもWEBCASを使ってみたところ、勤務終了時に職場のどこにいても手元のスマートフォン等で入力できるようになり、毎日の報告がとてもスムーズになりました。また、Webフォームに入力するだけで日々の結果（報告）がデータベースに保存されていくので、ペーパーレス化も実現しました。WEBCAS導入当初は想定していなかった活用ですが、思わぬ収穫となり助かっています。