わかりやすい操作画面でメール配信業務がとにかくラクに。遺伝子解析サービス利用者へ有益な情報を届ける

本日はWEBCASのメインユーザーである総務部と、今後の利用を検討中の営業企画部からメンバーが参加していますので、それぞれご説明します。

まず総務部では、その名のとおり社内の総務や経理などの事務的作業を担当しているほか、遺伝子解析サービスを利用された方々に対するカスタマーサービス業務もおこなっています。カスタマーサービスの具体的な業務内容としては、解析サービスで唾液採取キットの入出荷から返送された検体の受付、解析結果の報告といった一連のサービス提供中のサポート対応がメインとなっています。さらに、解析結果のご報告後のお客様に対しても、当社からのさまざまなお知らせをメールでお送りしているのですが、その配信業務も担当しています。この配信業務においてWEBCASを利用しています。

次に営業企画部では、主に法人向けの営業をおこなっています。解析サービスの利用者を増やすために、当社サービスを福利厚生として採用いただけるよう企業に提案をしたり、もしくはその企業の提供サービスのアップセル向けにパッケージ化したサービス展開を提案したりもしています。WEBCASのことは以前から気になっており、話を聞いていると営業の場面でも使えそうなので、効果的な活用方法を模索しているところです。

当社の遺伝子解析サービスを利用していただいた方々に向けたメール配信に活用しています。数種類のメールを月数回配信しているのですが、なかでも毎月必ず配信しているのが「解析結果のバージョンアップに関するお知らせ」です。現在遺伝子解析サービスの結果画面には疾患リスク、体質など350を超える項目が表示されますが、当社では開発部門が随時アップデートをおこなっており、解析可能な項目が日々さらに増えていっています。増えた項目は過去に解析サービスを利用された方のマイページに追加されるので、その旨をメールで通知しています。過去の遺伝子データは当社データベースに保管されており追加解析が可能なため、一度サービスを利用した方は、追加費用なしでアップデートされた項目も見ることが可能となっています。

今回のシステム選定ではWEBCASを含めて3社を比較検討しました。その中でWEBCASを選んだ理由は大きく2つあります。以下詳しくご説明します。

WEBCASに移行する前に使っていたシステムは管理画面が複雑で、どのボタンを押せば良いのかわかりにくかったり、不必要な機能が多く搭載されていたりしました。初心者が触るにはとても難解で、対策として操作マニュアルを自分たちで手作りしたこともありましたが、画面デザインのアップデートが頻繁に行われていたためマニュアルを作ってもすぐに意味がなくなってしまっていました。これに対してWEBCASの管理画面は大変シンプルでわかりやすく、初めての人でも「次にどこをクリックすればよいのか」が理解しやすいUIでした。

また、システム検討中に営業の方から説明を受けたときにも、私たちが主に使うようなテキストメールの機能や配信リストをインポートする機能などを中心に説明してもらえたので、具体的な活用イメージがつかみやすく、好感が持てました。

当社は遺伝子解析サービスを提供しているため、お客様の一般的な個人情報だけでなく、解析した遺伝子情報など取り扱いに細心の注意を要するデータも保持しています。そのためデータに対するセキュリティが社内では大変重要で、「配信に使ったリストのデータがシステム内に残り続けないこと」がシステム選定要件のひとつでした。他社のシステムでは、私たちが管理画面で削除した後、見た目上は消えてもシステムの大元のデータベースには数年間残り続けてしまうようなものもありました。一方WEBCASの場合は私たちが削除した後にデータが残り続けることがないと聞き、安心して運用できると判断しました。

実際に利用するようになってからも、その印象は変わりません。使いこなすまでに時間もかかりませんでしたし、メール配信の間隔が空いて久しぶりにWEBCASに触れた際にも、「どうやってやるんだったっけ…」と悩まずに操作することができています。またわかりやすい画面構成のみならず、さまざまな機能に触れていく中で、機能面での便利さも実感しています。

特に便利だと感じた点をひとつ挙げるならば、CSVインポート時の「インポート結果表示機能」はとても良いですね。
メール配信に使う宛先のリストは、当社が持つ別のデータベースからエクスポートしてきたものを都度WEBCAS内にインポートしています。
このインポート作業は以前使っていたシステムでも同様におこなっていたのですが、作業にとても時間がかっていました。
時間がかかる理由としては、インポートしたデータの中に不備のあるメールアドレスがあった場合「インポートできませんでした」のようなメッセージが表示されるのですが、リスト内のどこに不備があるのかは自分たちで地道に探す必要があったためです。リストは最大数万件にのぼるため、その中から不備を見つけて修正するのには大きな労力を要していました。

これに対しWEBCASであれば、インポート時の不備などが「インポート結果」として具体的に表示されます。「○○行目に××の不備があります」と具体的に示してくれるので、修正が必要な箇所が即座にわかり、探す手間がかからなくなり設定作業が大変楽になりました。インポート作業の効率化もあり、配信設定作業にかかる時間はこれまでの3分の1ほどに短縮されました。時間短縮によって私たちのストレスはかなり解消されましたし、ほかの業務に割ける時間も増えました。

また、メインの配信機能にも大変満足しています。リスト数が増えるとメール配信にはどうしても時間がかかってしまうものですが、WEBCASは大量のメールもスピーディーかつ確実に配信できています。これから当社サービスのユーザー数がさらに増えてリスト数が大幅に増加した場合にも、安心して配信を任せることができます。

まったくと言っていいほどありません。操作する中で時たま不明点が生じることもありますが、毎回カスタマーサポートに問い合わせて解決できています。問い合わせをするとどんなに遅くとも翌日までには必ず返信をいただけるので、そのスピーディーさはありがたいです。私たちも遺伝子解析サービスのカスタマーサポートを担当しているのでわかるのですが、大量のユーザーがいるサービスにおいてカスタマー対応は大変な業務で、スピード感のある対応は難しいものです。それにも関わらずWEBCASのカスタマーサポートからは迅速かつ的確な返信をもらえるので、安心して利用させてもらうとともに同じカスタマー担当として尊敬しています。

また、WEBCASはユーザーマニュアルが整備されていてとてもわかりやすいので、そもそもカスタマーサポートに問い合わせなくても解決することも多いです。これだけの体制が整っていれば、システムに不慣れな方でも利用しやすいのではないかと思います。

総務部以外の部門でも広く活用していきたいと考えています。実は直近でマーケティング部門でも利用開始することになっていて、アカウントの準備などを進めてもらっている最中です。
現状は総務部でシンプルなメールを多く配信していますが、マーケティング部門では友人紹介キャンペーンなどのプロモーションメールにも活用していく見込みです。差し込み機能やクリックカウント機能なども活用していけるのではないかと思います。

それ以外の部門にもWEBCASの評判は広まっているので、今後社内での活用は拡大していくのではないかと思います。アカウントの追加など、色々と対応をお願いする場面も出てくるかと思いますが、今後ともどうぞよろしくお願いいたします。