紙のみでおこなっていた経営動向調査をWebでもスタートし、集計作業にかかる時間を9時間削減！「見やすく答えやすいWebアンケート調査」の工夫とは

株式会社常陽産業研究所は、水戸市に本店を置く地方銀行の常陽銀行の子会社として、1995年に設立された地域密着型のシンクタンクです。事業分野は大きく3つあります。まず1つ目が企業や地方公共団体などに対するコンサルティング事業、2つ目が研修教育事業、そして3つ目が地域経済産業・まちづくりに関する調査研究事業です。

私たちは地域研究部という部署に所属しています。当部署では主に地方公共団体などへのコンサルティングや前述の3つ目にあたる「調査研究」をおこなっています。具体的な業務の一例としては、県内を中心とした経済や産業、まちづくりなどに関する定期的な調査などがあります。今回WEBCASを導入した経営動向調査もこのうちのひとつです。

はい。本調査は、1970年以降50年以上にわたり、四半期ごとの定期調査として実施しているものです。元々、常陽銀行グループの一般財団法人常陽地域研究センターがこの調査をおこなっていたのですが、2019年3月末の同センター解散に伴い、この調査を含む同センターの調査・研究機能を当社が引き継ぎました。

開始当初から長年「調査用紙を印刷して対象企業へ郵送する」というスタイルでおこなってきたのですが、実は同センターの解散前に、比較的安価なWebフォーム作成ツールを導入していた時期が2年ほどありました。そのツールも当社に引き継ぎたかったのですが、当社ではセキュリティ要件が満たせないため利用の継続を断念しました。そしてしばらくは紙だけのアンケート形態に戻していたのですが、回答企業様から「以前のようにWebでもやってほしい」との声が上がり、Webフォームからの回答もニーズがあることを再認識しました。また、当社での集計業務に手間がかかっているという課題もあったため、再びWebフォームでの回答収集もおこなうことに決め、WEBCASを導入する運びとなりました。

今は企業担当者様が紙とWebのうち好きなほうから回答いただけるよう、WebフォームへアクセスするためのQRコード^※を調査用紙に同封して郵送しています。

※QRコードは(株)デンソーウェーブの登録商標です。

定点観測している経営状況を尋ねる設問群と、毎回テーマを設けて変更している設問群があります。テーマ別の設問では、経済の調査だけではなく時節に応じたさまざまな内容を設けています。この調査は3か月に1度実施しているためWEBCASも3か月に1度利用しているのですが、WEBCASにはフォームの設定内容（デザインや設問）をファイル形式でダウンロードし、新規フォーム作成時に再利用できる機能があるため、それを活用しています。調査の度にファイルをダウンロードしておき、次回の調査時にそのファイルをアップロードして再利用するという流れです。前述のテーマ別設問の部分など、修正が必要な部分のみ直せば良いため最小限の手間で済んでいます。

WEBCASを選んだ理由は大きく分けて2つあります。それぞれご説明します。

前述したように、システム導入にあたってはセキュリティ面で制約が多く、さらに母体行関連部署へのコンセンサスをとる必要もありました。そのため導入までの間に必要なチェックシートや契約書等のやりとりが1度では済まず、結果的に4～5度やり取りが発生しました。やりとりの回数が増え煩雑になってきても、WOW WORLDの営業担当の方はすぐに対応してくださり、書類の受け渡しや質問への回答などを大変スムーズに進めてくれました。導入後も定期的にセキュリティ関連の質問をしたり書類の対応をしてもらったりする可能性が高かったので、営業担当者との密なやりとりが可能な点は選定の後押しとなりました。

「紙で回答したい方」、「Webフォームで回答したい方」のどちらの要望にも応えるためです。長年回答を続けていただいている企業の中には、ご担当者様の年齢やワークフローなどの関係で、紙の方が回答・社内確認がしやすいと感じているケースもあります。もちろんその逆もあり「Webのほうが手軽に回答しやすい」という声もいただくため、すべての企業様が回答しやすいように、紙とWebフォームの選択制というスタイルをとっています。

調査の精度を保つためには、一定以上の回答数を維持しなくてはなりません。より多くの回答を集めるうえで、このように回答手段を複数設けることは重要だとあらためて感じており、今回のWEBCAS導入は回答者側の利便性を高める一助になりました。また、Webという手段を増やすだけでなく、それが「見やすく答えやすい」ことも大切なので、当社ではWEBCASの機能を駆使してフォームのデザインや設問設計にもさまざまな工夫をしています。

WEBCASの機能をフル活用して、各設問の見た目をわかりやすくしたり、回答を保存しておけるようにしたりしています。どのようなことをしているのか、いくつかご紹介します。

以下2つの機能が特に役立っています。

Webフォームからの回答割合は、おおむね右肩上がりです。直近の回（2023年3月調査）では全体のおよそ4割がWebフォームからの回答でした。WEBCAS導入当初は紙からの回答が大多数を占めていましたが、調査の回数を重ねるごとにWebフォームからの回答率が上昇していきています。時世の影響でリモートでも回答できるWebフォームでのアンケートが浸透しやすかったことや、WEBCASを使って見やすいフォームを作れていることなどが追い風になっていると考えています。今後も中長期的に、Webフォームからの回答率が上昇していくことを期待しています。

はい。調査結果をまとめるにあたり、結果の多重クロス集計など詳細な集計作業は専用のソフトを使っておこなうのですが、その作業に入る前の段階でWEBCASの集計・分析機能を活用しています。レポートを作成するにあたり、毎回「今回のレポートでは何をメインで伝えるべきか」「注目すべきポイントはどこなのか」といったレポートの方向性を決めてから着手するのですが、WEBCASは回答の集計がリアルタイムに表示されるうえ、管理画面上で設問ごとのグラフや設問同士を掛け合わせたクロス集計をおこなうこともできるので、レポートの方向性を決める業務に大変役立っています。先に傾向が掴めると、その後のレポーティング作業もスムーズに進みます。

今後はさらにWebフォームからの回答数を増やして、業務効率を上げていきたいです。そのために、Webフォームによる回答メリットを伝えたり、より回答しやすくなるようなフォームづくりをしたりしていければと思っています。将来的には他の調査においてWEBCASを活用することも考えられます。WEBCASを長く利用していくうえで、セキュリティ面を中心に質問や対応をお願いする場面も定期的に出てくるかと思いますが、どうぞよろしくお願いいたします。