全従業員向け満足度調査やコンプライアンス研修をWEBCASで実施。データベース項目を自由に変更できる「ログイン認証フォーム」で、運用にかかる時間は10分の1に

株式会社パン・パシフィック・インターナショナルホールディングス（PPIH）は、中核事業であるディスカウントストアのドン・キホーテをはじめ、アピタ、ピアゴなどの総合スーパー事業など様々な事業を国内外にあるグループ各社でおこなっています。「顧客最優先主義」をグループの企業原理に掲げ、店舗運営においては、地域のお客様の日常生活に根ざした店舗作りを目指しています。 また、国内だけでなく、米国やアジアといった環太平洋エリアでも店舗網を広げています。

利用用途は大きく分けて3つあり、「就労満足度調査」「コンプライアンス研修」「新規取引先様お取引窓口」のフォームをWEBCASで作成しています。それぞれどのように活用しているかご説明します。

新規取引を希望されるメーカーなどからの問い合わせを受け付けるフォームです。WEBCASのファイルアップロード機能を使って取引希望の商品の画像を送信できるようにしています。また、reCAPTCHA認証^※を付けることで、bot（ロボット）によるスパム登録を除外するようにしています。

※Google社が提供する、ウェブサイトへの不正アクセスを防止する仕組み。フォームに入力した情報を登録する前に「私はロボットではありません」といったチェックボックスを表示させたり、コンピューターには判別の難しい画像選択などをさせたりすることで、サイト訪問者が人間かコンピューターかを判別する。WEBCAS formulatorは作成したフォームにreCAPTCHAのウィジェットを埋め込むことが可能。

ログイン認証機能は就労満足度調査やコンプライアンス研修で活用しています。従業員一人ひとりにあらかじめIDとパスワードを付与し、フォームにこれらを入力してログインしてから回答してもらうように設定しています。こうすることで、従業員データと回答を紐づけて管理できるようにしています。

具体的には、WEBCASで従業員データを格納できるデータベースを構築したうえで、当社が別途保有している従業員管理システムからダウンロードした従業員データファイルをアップロードし、中身のデータを各フォームに連携させています。

特にコンプライアンス研修においては、WEBCAS導入以前は受講を必須化することができていませんでしたが、このログイン情報があることで、回答した従業員をリアルタイムに把握でき、未受講者に対していつでもリマインドができるようになりました。コンプライアンス研修は業務に関わる重要な法規やルールを伝えるものなので、WEBCASのおかげで社内に浸透させることができて良かったと思っています。

システム選定にあたり、社内システムの提案や導入を担当するITサポート本部がいくつかのシステムをピックアップし、利用予定の人事労務本部に向けて紹介しました。その際、担当者が「まさにこれだ！」と口にしたのを覚えています。それほど、我々にとって欲しい要素を満たしたシステムでした。 実際どのような点が決め手となったのか、3つありますのでお話します。

WEBCAS導入前までは社内で開発したアンケートシステムを使用していました。この内製システムでは、従業員データのアップロードや回答データのダウンロードに時間と手間がかかるという問題がありました。
以前のシステムもWEBCASと同様にシステム内部にデータベースがあり、そこに従業員データをアップロードしていたのですが、このデータベース内の項目が初期設定のまま変更できない仕様でした。そのため、アップロードするデータはその項目に合わせた並びにする必要があり、社内の従業員管理システムからダウンロードしたデータを都度修正してからアップロードしていました。また回答データをシステムからダウンロードする際にも、全項目のデータがそのまま吐き出されてしまうので、ダウンロード後に必要なデータだけを手動で抽出する作業が必要でした。

その点、WEBCASはデータベースを自由に設計できるため、当社の従業員管理システムに対応した項目を適切な並びで作成することで、データの出し入れに関する時間や手間が軽減されると考えました。

内製システムでは、公開中のフォームを修正したり既存のフォームをコピーしたりすることができませんでした。そのため設問内容やデザインを少しでも変更する場合には、フォームを一から開発・構築することが必要でした。一度公開してから「ここを変更したいな」と思うこともありましたが、たとえ微小な変更であったとしてもフォームが作り直しになってしまうため、とても不便に感じていました。さらにフォームの開発作業は業務委託していたため、外注費もその度にかかっていました。

WEBCASは手厚いサポート体制が整っており、安心して運用を始められると思いました。実際に、導入当初は担当営業の方にアカウントの発行や契約面でのやり取りなど、色々と面倒を見ていただきました。普段の運用でも不明な点があればカスタマーサポートに問い合わせをして確認しています。連絡時のレスポンスは速く、とても助かります。

はい、劇的に改善しました。実は当社では毎月2回人事異動があり、これに伴い各フォームの回答データと連携している従業員データの入れ替え作業が月に2回発生します。この従業員データの入れ替えにかかる作業時間や手間が10分の1程に減りました。

先述の通り、以前のシステムではこのデータの入れ替え作業に大変な時間と労力がかかっており、1か月間その作業ばかりしているような状況でした。担当者のリソースがなくなる上に、精神的にも大変なストレスを感じる業務でした。
この状況に対しWEBCASであればデータベースの項目を自分たちの好きなように指定できるので、従業員データのCSVファイルを細かく修正する必要がなくなり、データの入れ替え作業が本当に楽になりました。他の作業に時間を充てることができるようになりましたし、何よりもストレスがゼロになりました！

また「就労満足度調査」に関しては上記に加え、調査後の回答データをダウンロードする際の時間と手間も減りました。この調査ではフリーコメント欄を設けており、その内容を人の手でジャンルごとに分類しています。以前使っていたシステムではダウンロードする回答データを絞ることができなかったので、毎回全回答データをダウンロードする必要がありました。従業員数が数万人に及ぶ当社ではデータ量も多く、ダウンロードしたデータを開くと重すぎてPCが固まることもしばしばありました。
一方WEBCASであれば、自分たちの必要な項目のみに絞ってデータをダウンロードできるため、必要最低限のデータだけを吐き出すことができます。フリーコメント欄に回答した従業員の回答データだけを取り出すこともできますし、併せて確認したい項目を選ぶことも可能なため、作業が効率化されました。

そこで、部署ごとのグループを作ってそのグループ内で自由にフォームを作れるようにしたいと考えました。そのために、グループ数やフォーム数が格段に多い上位プラン（SaaS型）へと移行した次第です。移行したおかげで、今では6つの部署別グループがあり、各部署がそれぞれにフォームを自由に作成し運用できるようになっています。

上位プランに変更して、より多くの部門で活用ができるようになり、フォーム数も以前よりかなり多く作成できるようになりました。しかし、WEBCASの存在はまだグループ全体には浸透していません。そのため社内への認知を拡げていきたいです。そして、さまざまな部署やプロジェクトで活用していきたいと考えています。今後ともどうぞよろしくお願いいたします。