WEBCASで「オンライン出願システム」を構築。ファイルアップロード＋必須項目設定の活用で、出願書類の提出漏れがゼロに！

至善館は、文部科学省より認可を受けたMBAを取得できる経営大学院です。社会性と人間性を兼ね備えた「全人格リーダーの育成」を目的とするNPO法人「ISL（アイ・エス・エル）」が母体となり、2018年8月に開校されました。ISLは、これまでに日本航空（JAL）やリクルート、コクヨなど大企業の経営トップを含め1,400名あまりの経営幹部を輩出してきたことで知られており、本校はISLの全面協力を得て運営しています。

本校では、経営プロフェッショナルとしてのスキル習得を支援するだけでなく、独自のリベラルアーツ教育^※や、自分自身と向き合い社会との関係性を振り返る内省教育、東洋思想等をカリキュラムに取り入れることで、未来に求められる経営リーダーシップのあり方を追求しています。

現在は企業に勤めるビジネスパーソンや官公庁職員、起業家など1期生と2期生あわせて165名の学生が在籍しており、このうち3～4割が外国籍の学生です。

※独自のリベラルアーツ教育
歴史、宗教、哲学、社会学、科学、芸術などのリベラルアーツを大胆にカリキュラムに組み込み、歴史観・世界観・人間観・社会観を問い直し、リーダーに求められる判断・行動・選択の基軸となる価値観の確立を手助けする教育。

至善館の組織運営全般（学務）と、アドミッション関連業務（入学事務局）をメインに担当しています。まだ開校したばかりということもあり、教授らと一緒に授業作りをするなど教務の仕事にも携わっています。

本校への入学を希望される方への「オンライン出願フォーム」としてWEBCASを活用しています。フォームは日本語表示と英語表示の2種類を用意し、海外の方でも簡単に出願していただけるようにしています。

いいえ、WEBCASを導入したのは第2期生の出願を受け付けるタイミングです。第1期生の出願受付はメールで実施していました。具体的には、出願者の氏名、住所、経歴等を記入いただく「基本情報シート」や「志望動機書」、「学業・職務に関する経歴書」など、最大で10種類の必要書類をすべてメールに添付してお送りいただいていました。

この受付方法の最大の問題点は、「提出書類の添付漏れ」を未然に防止できないことでした。入学事務局では、書類の添付漏れがあった方に個別に連絡を取り、不足分の提出をお願いするという作業を行っていましたが、これが想像以上に大きな負担でした。ビジネスパーソンは日中なかなか連絡が取れないですし、海外の方は時差があるためやりとりに時間がかかります。特に2月～6月にかけては出願者が多く、この期間は専任のスタッフだけでは手が回らず、私も毎日2～3時間以上は書類のチェックや出願者とのやりとりに追われていました。

こうした理由から、出願書類を漏れなく提出してもらえるフローを構築したいと考え、WEBCASを活用したオンライン出願に切り替えることにしました。

はい。出願書類の提出漏れがゼロになり、入学事務局の負担が大幅に減りました。具体的には、WEBCASの以下機能を活用したことによる効果です。

出願者の管理および書類のとりまとめは派遣スタッフと外国人スタッフの2名にほぼ任せられるようになり、私は本来の業務である書類審査や面接審査により時間をかけられるようになりました。また、外国人スタッフは教務の仕事も兼任できるようになり、チーム全体の仕事の生産性が向上しました。

本校のITインフラ責任者が、インターネット等で複数のフォーム作成システムを比較検討しました。具体的には、「多言語対応」「ファイルアップロード」など本校の出願受付に必要な機能が搭載されていることに加え、以下2点を重視して選定しました。

前述のとおり、至善館は大企業の経営トップや経営幹部を多数輩出してきたISLが母体となっているため、出願者の皆さまは本校に対して大きな期待を寄せておられます。我々は出願者の皆さまに不安を与えないためにも、出願フォームにはある程度のデザイン性を確保しなければならないと考えていました。そのため、「フォームのデザインを自由に調整できるか」は気になるポイントでした。

今回、エイジア（現WOW WORLD）の営業担当の方がWEBCASのトライアル環境でサンプルフォームを作成し提示してくれたのですが、そのサンプルが本校のロゴとスクールカラーを用いて作成されたものだったため、デザインの自由度の高さが良くわかり、魅力を感じました。実は、いただいたサンプルフォームは我々の求めるデザインと近かったので、大方そのまま活用させていただいています。

外国人スタッフも問題なく操作できていますし、入学希望者の方からも出願方法に関する問い合わせは来ていません。フォームの中身を修正したいときも、自分たちで簡単に作業できるので良いですね。

次回以降の出願受付も、引き続きWEBCASで実施していく予定です。 また、今回のように重要な個人情報を取得・管理する場合には、セキュリティの観点からもWEBCASを活用するのが賢明なのではと考えています。その際にはまたご相談させていただきますので、今後ともよろしくお願いいたします。