人気タレント出演イベントの申込フォームをWEBCASで作成。安定稼働、手間なし運用を実現

三菱みなとみらい技術館は、明日を担う青少年たちが科学技術に触れ、夢を膨らませる場となることを願い、三菱重工業株式会社が1994年に設立した「遊んで学べる体験型ミュージアム」です。自社製品の展示だけでなく、子供たちが科学技術に興味を持てるような“面白い部分”にスポットを当てた展示を行っています。
ただ、限られたスペースの展示だけで“毎月行きたい”と思っていただくのは難しいため、週末に参加型の「理科実験教室」や「サイエンスショー」、「講演会」などの様々なイベント、企画展を開催しています。 私は週末に開催しているイベントの企画・運営を担当しています。

三菱みなとみらい技術館はWEBCAS formulatorを「イベントの事前申込を受け付けるWebフォーム」として利用しました。
当館では当日参加できるイベントも数多く開催していますが、「理科実験教室」など参加人数に限りがあるイベント、申し込みが多いイベントなどは事前申し込みをお願いしております。

これまで当館では、FAX、電話、メールに加え、館内で直接申し込みを受け付けていましたが、今回は通常のイベントとは桁違いの申し込みが予想されたので、いつもの運用では支障が出るだろうと考えていました。
また岡田さんの事務所の方からは、「キャンセル待ちなど問い合わせ対応も大変。申込はWeb受付に絞って、申込状況をWebサイトなどで公開した方が良いのでは」など多くのアドバイスをいただきました。これを踏まえ、今回のイベント申込受付窓口はWeb申込フォーム一本に絞ろうと考えました。

インターネットで検索して、Web申込フォームを作成できるシステムをいくつか探しました。選ぶときに気にしていた点は以下の通りです。

・大手企業の導入実績が豊富か
事務所の方から「（アクセスが集中して）サーバが落ちてサイトが開けなくなることもあった」と聞いていたので、「実績があって経験豊富な会社にお願いしたい」と思っていました。実績が豊富なら様々なケースに対応した経験があるはずなので、アクセスがある程度集中しても安定したフォーム運用が実現できると考えました。

・スポット（短期）で利用できるか
今回は初めての利用になるので、まずは一度使ってみて今後も継続利用できるかを見極めたいと考えていました。そのため、短期で「お試し」ができるシステムを探しました。

・低コストで、スピーディに導入できるか
潤沢な予算があるわけでなく、開催期間も迫っていたので、「低コスト」で「スピーディな導入」ができるかどうかもポイントでした。

複数システムのサイトを比較検討したところ、エイジア（現WOW WORLD）のWEBCAS formulatorが最もマッチしていました。営業担当者さんに話を伺って思い通りに運用できることも確認できたので、導入を決めました。

システム検討からフォーム受付開始までのスケジュールは以下の通りです。

・7月25日：システム検討・エイジア（現WOW WORLD）へ問い合わせ
・8月下旬：イベント概要ページ公開（WEBCASで作成したプレオープンページ）
・9月1日：申込受付フォーム公開

はい。おかげさまで、受付を開始してから1分で満席になりました。
ご出演いただいた岡田ひとみさんのFacebookやTwitterを使っての告知、配布したチラシ、Webサイト、SNSでの情報発信などから多くのお客様に関心を持っていただいた結果です。もちろんWebフォームの挙動も全く問題ありませんでした。

いえ、事前準備さえしっかりしておけば、当日はシステムにお任せだったのでとても楽でした。

これまでの事前申込制イベントは抽選でしたが、申込者リスト作成、抽選などの作業が膨大になりそうだったので、先着順とさせていただきました。これを実現するため、WEBCASの「既定の申込数に達したら自動で締め切る」機能を活用しました。
また、Web申込受け付け時にWEBCASから自動配信されるサンキューメールを、イベントご案内メール（受講票）として利用しました。これなら、後から事務局がご案内メールを配信する手間も省けますし、お客様もすぐ「参加できるんだ！」とわかって安心です。 この「自動締切機能」と「サンキューメール」の機能を使ったところ、申込受付の作業は不要になりました。

「申込フォーム入力中に満席になってしまった」というお客様もいらっしゃいましたが、業務に支障をきたすほど問い合わせが殺到する、ということはありませんでした。サーバも安定していたのでほっとしました。

公式サイトに大きく「締め切りました。キャンセル待ちは受け付けておりません」と掲載し、FacebookやTwitterでも告知を行いました。また岡田ひとみさんの事務所の方にお知らせしたら、すぐ公式SNSに「満席になったようです」と情報発信していただけたのも大きいと思います。協力を仰げる方とは密に連携しておくのが大事だと思いました。

なお当日の『親子ねんど教室』は、開始早々申し込まれた意欲の高い方ばかりが参加されましたので、非常に盛り上がりました。

最初にエイジア（現WOW WORLD）の営業さんが用意してくれたサンプルのWebフォームを私が少しずつ修正し、細かい不明点が出てきたらカスタマーサポートの窓口に問い合わせて、解決方法を教わりながら作成しました。サンプルWebフォームは「どんなフォームが作れるか」「どう修正すればよいか」がイメージできてよかったですね。また、自動締切機能が「きちんと動くか」を事前に確認しておいたので、当日は安心して臨めたと思います。

はい、今回WEBCASを導入してWeb申込フォームを設置できてとてもよかったと思います。理由は以下の通りです。

○イベント運用業務が効率化できた
従来のイベント申込運用業務は、以下のように行っていました。

1.各窓口で受け付けた申込者のリストをExcelで作成（手動）
2.リストに間違いがないか別担当が確認
3.当選者を決定
4.当選者にメール配信

参加希望者が少なければそこまで大変ではありませんが、人数が増えればリスト作成には時間がかかります。2人体制で入力チェックを行う必要もありました。
しかし今回のようにWEBCASで受付業務を自動化してしまえば、上記の作業をすべて省くことが出来ます。かけたコストに対する費用対効果は十分あると思います。

○事前申込制イベント開催のハードルが下がる
Web申込フォームだけで受付業務が完結するようになれば、イベント運営事務がかなりラクになります。今後WEBCASを活用すれば、これまでは「運営が大変だから…」と二の足を踏んでいたイベントも、「いい企画だから実施してみよう」ともっと気軽に推進できるようになると感じました。

○入力ミスがなくなる
申込用紙やメールなど従来の受付方法では「お客様の入力ミス」「記載漏れ」を防ぐことは困難でした。以前は、特に連絡先（メールアドレス）の間違いが多く、こちらから連絡が取れなくなることがよくありました。その点Web申込フォームは、入力ミスや入力漏れをある程度防ぐことができるので便利です。

○お客様が気軽に申し込める
お客様の方にとっても、スマートフォンやパソコンからいつでも気軽に申し込めるようになるので、申し込みへのハードルが低くなるのではと思います。

はい。まったく問題なく運用できたので、今後WEBCASをより積極的に活用していきたいと考えています。

例えば、シリーズもののイベント受付フォームに使いたいです。一度作ったフォームをコピーすれば、タイトルや日時などを変更するだけで簡単にフォームが作成できますよね。それに、大規模なイベントを運営するときもぜひWEBCASを利用したいです。かなり業務がラクになると思います。

また今回のイベントではWebフォームに余計な質問は入れませんでしたが、今後はちょっとしたアンケートを入れたいと思っています。理由は二つあります。

1.広報戦略に活かしたい
「何を見てこのイベントを知りましたか？」という質問を設置することで、認知経路を把握したいです。広報戦略を練るのに良いデータが収集できると思います。

2.申込者のモチベーションを測りたい
体験型イベントの申込フォームに、「あなたの意気込みを教えてください」「何をやりたいですか」などのちょっとした自由記述アンケートを入れることで、申込者の参加意欲を測りたいと考えています。

WEBCAS formulatorはアンケート機能が充実しているので、まだ使っていない機能を活用して今後のイベント企画に活かしていきたいと思います。今後とも引き続き、よろしくお願いいたします。