「出荷完了メール」の配信を手軽に実現。メールの到達状況も確認可能に

全国向け通販の「出荷完了メール」を配信するためにWEBCASを利用しています。当社はWeb上に6種類の販売チャネルを持っているのですが、現在は自社通販サイトとAmazon店で注文を受けた分の出荷完了メールを、毎日2,000件ほどWEBCASで配信しています。

お客様のお名前や商品の注文番号、出荷日、お問い合わせ番号（荷物の追跡番号）などをメール本文に差し込んでいます。これらの情報は、当社が現在利用している宅配業者のシステムからダウンロードし、WEBCASにインポートして配信しています。

システム開発全般を依頼している協力会社さんに、当社の運用に合いそうな製品の候補をいくつか挙げていただき比較検討しました。今般のシステム選定にあたっては、具体的に以下3つのポイントを重視していたのですが、比較した製品のうちすべての要件を満たしていたのがWEBCASでした。

1.シンプルな操作性であること
メール配信システムを操作するのは発送業務を担当している倉庫のスタッフなので、できるだけ短時間で設定が完了し、かつ間違いの起きないシンプルな操作性を求めていました。WEBCASは宛先リストをCSVでインポートして配信するという手軽なプランが用意されていたほか、メールの件名や本文を一度設定すればコピーして使い回せるということでしたので、これならスタッフに負担をかけずに運用できると考えました。

2.導入までのスピードが速いこと
とにかく短期間で導入できるシステムが必要でした。WEBCASはアカウントさえ発行してもらえればすぐに利用できるクラウドサービスでしたし、営業の方の対応も早かったので好感が持てました。
実際に、トライアル環境でのシステムテスト期間を含めても、エイジア（現WOW WORLD）へ問い合わせをしてから1ヶ月以内に運用を開始できました。

3.到達状況やエラーの原因が確認できること
前述した通り、以前のメール配信機能では「届いたかどうか」がわからず送りっぱなしになっていることが課題でした。そのため、メールの到達状況が確認でき、さらに届かなかった場合にはエラーの原因がわかるようなシステムが望ましいと考えていました。WEBCASはどちらの機能も標準搭載されていたため魅力を感じました。

また、いくら到達状況が確認できるといっても、我々としてはお客様への大切な通知である出荷完了メールが全く届かないようでは困ります。WEBCASは大手企業含め多くの導入実績がありますし、メールの到達率を上げるために様々な取り組みをしていることもわかりましたので、その点も心強かったです。

冒頭で「送り状発行システム」にメール配信機能を追加したことがボトルネックにもなっていた、と申し上げましたが、とはいえ2つの機能が別々のシステムになってしまうと、現場のスタッフには負担をかけてしまうのでは…という懸念もありました。しかし、いざWEBCASを導入してみると作業時間は以前と変わりませんし、到達状況が確認できたりメールの文面を自由に変更できたりと、メリットのほうが多いという結果になりました。一つのシステムですべての業務を遂行できるほうが好都合な場合もありますが、メール配信に関してはWEBCASのような専用のシステムを利用するのが賢明だと思います。

お客様に合わせて件名や本文の送り分けができる「ブロック別配信機能」が便利です。現在、自社通販サイトとAmazon店で注文を受けた分の出荷完了メールをWEBCASで配信しているので、お客様が「どちらのサイトから購入したか」に応じてメールの件名と本文が書き変わるよう設定しています。以前のシステムではこのような送り分けはできなかったので、WEBCASならではの機能として有効活用しています。


ブロック別配信のイメージ

機会があれば「KYリカー」など当社の別ブランドでも利用を検討したいと考えています。また、今後顧客満足度アンケートを実施することも視野に入れているので、WEBCASシリーズのアンケートシステムにも興味があります。

WEBCASは今回のような手軽な運用から、基幹システム等と連携した大規模な運用までカバーできるシステムだと聞いているので、サービスの成長に合わせてプランを変えて利用できる点が良いですね。今後もエイジア（現WOW WORLD）さんとは継続的にお付き合いしていきたいので、引き続きサポートをよろしくお願いいたします。