メール配信システムの全面統合に向けてWEBCASを導入し、2割のコスト削減に成功

明治28年に創業した松竹は、映画製作・興行・配給をはじめとする映像関連事業、歌舞伎をはじめとする演劇事業、関連グッズ販売や不動産事業を展開しています。会社規模は、売上高932億円（連結）^※1、社員数612名^※2。資本金は330億1,865万円^※3。東証1部、大証1部、札幌と福岡の証券取引所に上場しています。

※1平成22年2月期（144期）実績
※2平成2月28日現在
※3平成22年7月13日現在

2011年1月、全部署のメール配信システム統合を目的に、メール配信システムWEBCAS e-mailとアンケートシステム「WEBCAS formulator PRO」のクラウド（SaaS）版を導入しました。現在、歌舞伎関連の情報発信を行う「歌舞伎美人（かぶきびと）」運用部門や、松竹映画のPRを行う映像統括部門等はじめ、8部署で利用しています。

そもそものきっかけは、およそ5年前になります。当時各部署で会員組織が立ち上がり、それぞれ別々のメール配信システムを利用していました。高額なASPツールを利用している部署もあれば、配信速度や利便性、機能等に課題が残る社内システムを利用している部署もありました。システム室には各部署から「コストを抑えたい」「全部署のシステムをちゃんとしたメール配信システムに統一し、管理してほしい」等の要望が寄せられ、一時は配信システムを統合しようとパッケージ導入を検討したものの、当時は予算が合わず断念せざるを得ませんでした。
しかし昨今は「クラウド・SaaSで安全かつ安価に」システムを"サービス"として利用できる流れになってきました。
そこで2010年8月頃、「配信システム統合によるコスト削減」「会員様や利用部門の利便性向上」等を目指し、本格的にメール配信システム統合プロジェクトが立ち上がったのです。

当初のメール配信システム統合にかかる要件は、大きく分けて以下3点です。

それぞれ説明します。

無料の社内配信システムを利用していた部署もありましたが、それぞれの部署が別々の有償メール配信ASPを契約していたため、松竹全体のコストは膨らんでいました。今回はメール配信システムや、顧客情報を格納するデータベースのインフラを統合することで、メール配信にかかるコスト削減できることが第一条件でした。

松竹の会員データベースは、会員の属性等の取得要素が違うため、当初から部門別に構築・運用していました。お客様のサービスの向上を考えたとき、松竹のどのようなサービスをご利用いただいているのかを、横断的に把握することは重要なことでした。しかしデータベースが別々ですと"会員組織を横断して登録している会員様を把握する"ことは難しいのが現実です。そこで今回のインフラ統合により、各部門のデータベースはそのままに「各会員組織に登録しているお客様がどの程度重なっているか」等を簡単に把握し、お客様へのサービス向上につなげられればと考え、これを要望としてあげていました。

当社から4社に声掛けし、最終的に提案を受けたのはエイジア（現WOW WORLD）含め3社です。 当初、3社からご提案いただいた内容は、先ほどの当社要件に照らし合わせると以下のようになりました。

最初にB社が検討から外れました。圧倒的に低コストでしたが、同社は開発元ではなかったためかカスタマイズ等の融通がきかず「システムに運用を合わせる」提案で、当社には合いませんでした。

A社は当初「お客様情報の一元的な把握」がシステムで実現可能と考えていましたが、後々詳しく検討してみると難しいことがわかりました。最終的に、A社もエイジア（現WOW WORLD）も同じ提案になったのです。

松竹の部署別データベースは項目の設定等がバラバラだったので、同じインフラ上にあったとしても、システムで横断的に把握することは難しかったのだと思います。松竹としてもすべて自動化せず手作業でと当初は考えていただのですが、A社の提案には少し期待していたので残念ではありました。 一方エイジア（現WOW WORLD）は、当社の運用やデータベースの項目等をきちんと把握していたので、最初からシステムで業務上実現可能な提案を出してきました。

そこで当社は最終的に「お客様情報の一元的な把握」という要件は、手作業で実現するということにし、「インフラ統合によるコストメリットの追求」と、「業務効率化・利便性の向上」に重点をおいたのです。

WEBCASは、他社と比べて配信速度は速かったですね。また、コスト面も多少安かった。しかしそれ以上に、A社とエイジア（現WOW WORLD）と比較して圧倒的に違った点があります。それは人的サポートです。

当社は、会員登録システム等でカスタマイズが必要だったため、構築はうまくいくか？　構築後のサポートは大丈夫か？　という点は重要なポイントでした。

それぞれの立場から導入メリットを挙げてみます。

コスト面に関しては、導入前と比較して2割のコスト削減に成功しました。今回のプロジェクトの主要な目的は達成できたと言えます。 安定性に関しても今のところ問題ありません。本格稼働してからこれまで、トラブルなく稼働しています。 サポート面に関しては、ちょっとした相談にもすぐ対応いただいています。社員向け操作説明会等にも協力いただくなど、導入前と全く変わらない丁寧な対応で、不満は全くありません。

これまで登録の仕組みが面倒だった点が改善されるなど、利便性が向上しました。また、これまで配信に時間がかかり、リアルタイムで情報を提供することができないこともありましたが、WEBCASの導入で、会員様には一律、高速・確実に情報をお届け出来るようになりました。

業務効率面に関しては、本当に手がかからなくなりました。以前は、メールサーバが止まった際に、業者とのやり取りなどが発生していましたが、その作業は無くなりました。
当然、バラバラだったシステムを統一できましたので、管理力の強化にも貢献しました。

これまで部署毎にまちまちだった機能がWEBCASで統一できました。これにより「配信後の効果検証」等、これまでできなかったことが利用部署全てで実施できるようになり、役立っています。
また操作性に関しては、WEBCASは操作がシンプルなためか、導入部署からは「使いづらくなった」という反発は一つもなく、驚くほど現場との"かい離"がありません。
全体的にWEBCASは汎用性があるので、現場の要望を吸収できているのだと考えます。

先ほども申し上げた通り、現在8部署でWEBCASを利用しており、今後利用部署や利用用途は増えていく予定です。たとえば今回、アンケートシステムも会員登録の仕組みとして利用していますが、 メール配信用途に加えて、各種アンケートにも使っていければと考えています。エイジア（現WOW WORLD）への要望としては、サポートに関しての不安は全くありませんので、今後活用事例など参考になる情報をいただけると嬉しいです。今後ともよろしくお願いいたします。