顔写真付きHTMLメールを顧客毎に送り分け、開封率40％を達成

弊社はWEBCAS CRMを、メルマガ会員の管理とHTMLメールの作成・配信をするために利用しています。
現在、取引先の担当者様や名刺交換をしたお客様に対し、月1回の「定期メルマガ」と、広告媒体の早割や特価プランがある際にお知らせする「不定期メルマガ」の2種類を配信しています。

ANAグループからの旬なニュースや、機内誌・会員誌の広告枠および掲載事例、次号の特集案などを“弊社営業からの私信メール”という形でご案内しています。

具体的な例を挙げますと、ある営業チームではメルマガの冒頭に営業担当者それぞれの顔写真付きクイズ、末尾に営業担当者別のコラムを差し込み、顧客ごとに送り分けています。メールを受け取った方に「顔なじみの営業担当者から送られてきた」という印象を持っていただきたく、このような親近感のあるコンテンツ作りにこだわっています。

まずWEBCASでメルマガ配信用の顧客データベースを作成する際、「会社名」「お名前」「メールアドレス」などの基本項目のほかに、弊社の「営業担当者」「営業担当者メールアドレス」という項目を設定しておきます。こうすることで、顧客情報を登録する際に営業担当者の情報も一緒に登録できるようになり、顧客一人ひとりに営業担当者とそのメールアドレスが紐づいた状態でデータベースに蓄積されます。その後営業担当者別のHTMLメールを作成し、データベースを参照してメールを一斉配信しています。

弊社では営業担当者が「メールを配信したいお客様」をその都度ピックアップし、各自好きなタイミングでデータベースに登録しています。

はい。ただ、以前はgmailのBcc機能を使った一斉配信や1対1の個別送信で対応していました。しかし手間がかかるのはもちろん、Bcc配信は本来Bccと設定すべきメールアドレスを誤ってCcやTo（宛先）にしてしまった場合、受信者に他人の情報が見えた状態でメールが送信されてしまいます。もちろん設定を間違えたことはありませんでしたが、個人情報漏洩リスクを回避するためにも、一斉配信専用のメール配信システムを導入すべきだと考えました。

弊社がメール配信システムに求めた用件は、次の４点です。

1. 差出人の名前とメールアドレスを顧客ごとに変更できること
私たちがメルマガを配信する目的は、取引先や一度接点を持ったお客様と継続的にコミュニケーションをとることです。そのため、先ほどもお伝えしたようにinfo@～などの代表アドレスから一斉配信されるメルマガではなく、差出人の名前やメールアドレスが顧客毎に可変し、営業担当者本人からのお知らせだとわかっていただけるようなメールを配信できることがシステムの最低条件でした。

2.HTMLメールを簡単に作成できること
広告媒体を紹介する際は「この機内誌にこんな風に掲載されます」というように、過去の事例を実際にお見せしたほうが広告主様にイメージを持ってもらいやすいので、HTML形式で送るのがマストだと考えていました。しかし部署内に専任のデザイナーがいないため、HTMLやCSSなどの専門知識がなくても簡単にHTMLメールを作成できるエディタが必要でした。

3.メールにファイルを添付できること
メールには媒体資料などのPDFファイルを添付したかったため、添付ファイル機能があるメール配信システムを求めていました。

4.弊社のセキュリティ要件を満たしていること
システム提供元の会社がPマークやISMSの認証を取得していることはもちろん、システムのサーバ設定や脆弱性への対策、アクセス制御、ログの取得等について、ANAグループが求めるセキュリティ要件を満たしている必要がありました。そのためには弊社のセキュリティチェックシートにすべて回答いただき、利用可能なシステムだと判断できることが条件でした。

今回4社のメール配信システムを比較検討しましたが、その中で以上の要件を満たす製品はWEBCASだけだったため、導入を決めました。

データベースの項目設定など初期の構築は大変でしたが、土台さえ作ってしまえばその後の運用は非常に楽です。弊社では顧客の業種カテゴリをデータベースに登録しており、「自治体様向けには、他の自治体様の掲載事例をメールで紹介する」といった運用もしています。先ほどお伝えした営業担当者別メールもそうですが、WEBCASはメールの配信元や配信対象、コンテンツをその時々に応じて個別最適化できる点が良いですね。

また、HTMLメールの作成が簡単にできることにも満足しています。以前別のエディタツールでHTMLメールを作成したことがあったのですが、受信者がメールを表示できなかったりデザインが大幅に崩れたりするなど課題が多くありました。WEBCASのHTMLメール作成エディタは誰が使っても思い通りのデザインが出来上がるので、今は新入社員にメールの作成をお願いしているほどです。

弊社はデータベースと連動してメールを配信できるプランを選びましたが、たまに業種や営業担当者などの枠で括れない「ある共通点のある顧客リスト」のみにメールを一斉配信したいケースがあります。WEBCASは、「配信したいリスト」もしくは「除外したいリスト」のメールアドレスをインポートして抽出条件を指定すれば、データベース内の該当する宛先のみにメールを配信できます。データベース連動型でありながら、データベースの項目に縛られない柔軟な配信にも対応できるので、この機能はとても便利だと思います。

社内でメルマガの重要性が高まれば高まるほど、どうしても色々なコンテンツを盛り込みたいと考えてしまいがちです。しかし、まずはメールを受け取るお客様のことを第一に考え、情報の取捨選択をしながら「読み続けてもらえるメルマガ」を目指していきたいと思っています。引き続きサポートをよろしくお願いいたします。