モニターアンケートを紙からWebに移行し、集計時間を大幅短縮。回答率は75％を達成

たとえば「作りたいレシピはありましたか？」「P.6の特集は良かったですか？」など、各ページについての満足度を選択肢から選んでいただいた後、その理由を自由記入で回答いただいています。こうして取得したモニターの皆さまのご意見は、次号や次年同月号の広報誌制作に活かしています。アンケートに協力してくれた方にはインセンティブをお渡ししていることもあり、モニターの皆さまは大変丁寧に回答してくれています。

アンケートフォームは、各生協から原稿をもらって私たち本部にて作成しており、モニターへのメールは各生協の広報部門の担当者が配信しています。本部と各生協の担当者を合わせると、約12名がWEBCASを操作しています。

はい。ただ、以前は郵送による紙のアンケートを実施していました。しかし、モニターを数百名抱えている生協もあり、郵送や集計の手間がかかっていることが課題でした。そこで運用を効率化したいと考え、Webアンケートおよび回答依頼メールの一斉配信ができる、WEBCASを導入することにしました。

はい。アンケートの集計作業や回答依頼作業が大幅に効率化しました。それぞれお話しします。

1.アンケートの集計作業
あるエリアの事例ですが、紙のアンケートを実施していた際は、手入力して回答結果を集計するまで1.5人で2～3日かかっていました。WEBCAS導入後はアンケート結果をCSVでダウンロードするだけなので、数分で完了するようになりました。もちろん、管理画面上でも集計結果を閲覧できるため、リアルタイムな状況報告も可能になりました。

また、以前は回答内容を手作業でExcelに転記していたため、文字や数字の入力ミスや段ズレのリスクがありました。WEBCAS導入後はこれらの転記作業が不要になったため、集計スピードだけでなくデータの正当性も確保できるようになりました。

2.アンケートの回答依頼作業
以前は、モニター一人ひとりに紙のアンケートを直接郵送していました。この作業は一日がかりでしたが、WEBCAS導入後はメールでの回答依頼ができるようになり、作業は数十分で済むようになりました。また、郵送からメール配信に変えたことでコストも大幅に削減できました。

必要な機能が備わっていたことはもちろんですが、システム提供元のエイジア（現WOW WORLD）は個人情報保護の体制が整っており、信頼できる会社だと判断できたからです。実は以前、格安のアンケートシステムの利用を検討したことがあったのですが、システム提供元の会社に個人情報の取り扱いについて契約書の取り交わしを依頼したところ、それに応じてくれませんでした。格安のシステムは、クレジットカード決済やインターネット申込に対応しているため手軽に使えて一見便利ですが、個人情報をしっかり管理したいという企業・団体からすると不安が残ります。エイジア（現WOW WORLD）はプライバシーマークと情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS）の国際規格「ISO/IEC27001」の認証をどちらも取得しており、個人情報の取り扱いについて契約書を取り交わすこともできたため、安心して利用できると考えました。

はい。他社製品を実際に操作して使い勝手を確かめるなど、WEBCASとの比較検討は定期的に行っています。しかし、他社さんの製品は私たちが必要としている機能が搭載されていないことが多く、機能面では断然WEBCASのほうが勝っていると思います。WEBCASなら「こんなアンケートやフォームを作りたい」というイメージをそのまま具現化できるので、とても使い勝手が良いです。

当初はモニターアンケートを実施するために導入したWEBCASですが、実は各生協の担当者から「使い勝手が良いからもっと他のことにも使いたい」と依頼を受けることが増え、現在はイベントや講座の応募フォーム、社内向けの報告フォーム等もWEBCASで作成しています。

テンプレート機能が便利です。WEBCASは一度作成したWebフォームやWebアンケートをテンプレートとして登録しておくことができるので、この機能は重宝しています。登録数に上限がないのでかなりの種類のフォームを登録していますが、急なフォーム作成依頼にも「昨年登録したあのフォームを流用しよう」というように、迅速に対応できるので助かっています。

また、条件分岐アンケートが作成できるのも良いですね。たとえば「コープみらい」は千葉県・埼玉県・東京都を事業エリアとする生協なのですが、お住まいの地域を最初の設問で選んでいただき、それ以降は地域に合った設問が出るように設定しています。通常のアンケートに比べて設定の手間はかかりますが、各地域に合わせた適切な設問を表示できるので、回答者の利便性が高まると考えています。

長年利用していますが問題なく安定稼働しており、信頼できるシステムだと思います。また、エイジア（現WOW WORLD）さんは画像ファイルのアップロード機能や郵便番号からの住所転記機能など、私たちからの改善要望をすぐに受け入れ、アンケートシステムの標準機能として追加してくれました。このようなスピーディーな開発姿勢も評価しています。

今後も、組合員とのコミュニケーションツールの一つとしてWEBCASを活用していきたいと思っていますので、引き続きサポートをよろしくお願いします。