海外向けアンケートを紙からWebに移行し、業務負荷を2割以上削減

年に2回、すべての協定校に対し、海外派遣の「受入要件」を調査するツールとして活用しています。具体的には、WEBCASで英語のWebアンケート作成と、そのアンケートに誘導するための一斉メール配信を行っています。

TOEFLの点数は何点以上必要か、アカデミックカレンダーはどうなっているか、滞在中は寮に住めるのかホームステイなのか等、学力に関することから現地での生活に関することまで幅広く質問しています。

これらの調査結果は、春と秋に行われる「留学フェア」という学内のイベントにおいて、留学先の情報として学生に開示しています。

はい。しかし、非常に労力がかかっていました。
私たちのチームには約25名のスタッフがおり、アメリカ、欧州、アジア等と担当が分かれているのですが、これまではWordファイルで作成したアンケートをスタッフ一人ひとりがメールに添付し、自分の担当する協定校へ送るという運用をしていました。さらに、アンケートが返ってきたらチーム内で読み合わせをして問題がないか確認し、それを本学のシステムにひとつずつ手入力していくという作業を行っていました。アンケートの収集は年に2回ですが、毎回この作業には相当な手間と労力がかかっていたため、「デジタル化して業務負荷を減らしたい」と以前から考えていました。

ちょうどそのタイミングで、早稲田大学の別部署がWEBCASでWebアンケートを作成していることを知り、留学センターでも活用できると思い、エイジア（現WOW WORLD）の営業担当を紹介してもらうことにしました。

WEBCASなら、私たちの求めていることが実現できるとわかりました。その後WEBCAS以外にも数社のシステムを比較検討しましたが、既に別部署で問題なく運用できている点や、大手企業の導入実績が豊富な点、英語のアンケートが作成できる点などを評価し、WEBCASの採用を決めました。またWebアンケートは世界中からアクセスされるため、「どのブラウザでも問題なく開ける」というのも採用ポイントでした。

WEBCASを導入し、関連する業務を2割以上削減することができました。

具体的に良くなったことは3つあります。1つ目は煩雑なデータ管理がなくなったこと、2つ目は業務負荷が削減されたこと、3つ目はアンケートの回収スピードが全体的に上がったことです。

これまでは、海外の協定校から各スタッフにアンケートのWordファイルが返信されていたので、個人PCのローカルフォルダにデータが保存されているなど、管理が煩雑でした。WEBCAS導入後は、アンケートの回答データがそのままWEBCASに蓄積されるため、データを一元管理できるようになりました。

地域差はありますが、アンケートをWordファイルからWebに移行したことで回収スピードが全体的に上がりました。特に顕著に効果が出たのはフランスで、これまではあまり回答がもらえず何度も電話で依頼をしていたのですが、Webアンケートに変えてからは、フランスにあるすべての協定校から比較的すぐに回答が得られました。欧州は全体的にWeb慣れしていることもあり、Wordファイルのアンケートよりも回答しやすかったのだと思います。

回答データを自由に修正できる機能はとても便利です。WEBCASは蓄積されたアンケート回答を管理画面上から修正できるので、修正が必要な場合は各スタッフがWEBCASにアクセスしてデータを更新しています。

また、「どのブラウザから回答があったか」という情報を取得できるのも良いですね。海外の協定校がどのようなネット環境にあるのかがわかりますし、実際に「中国からfirefoxでアクセスがあった」などの情報が取得できると、問題なくアンケートが開けたことがわかり、安心できます。

また今後利用しようと考えているのは、自由回答欄にあらかじめ「前回の回答」を挿入しておく機能です。この機能を使えば、協定校は前回記入した内容をチェックし、変更があった場合のみ修正すれば良いので、回収スピードもさらに上がると思っています。

今回は「海外派遣」の業務でWEBCASを利用しましたが、今後は「留学生の受入」の業務でも利用したいと思っています。
現在は留学生を受け入れる際、名前や志望理由などの入学手続書類を海外から郵送してもらっているのですが、できればこの運用も一部デジタル化したいと考えています。

今後もWEBCASで業務効率化をはかっていきたいと思いますので、引き続きサポートをよろしくお願いします。