契約手続きをWeb上で実施し、時間とコストを大幅削減

当社は、ネットショッピングのリピーターをつくり、増やしていくサービスを提供しています。具体的には、ショッピングカート付きリピート通販システム「たまごリピート」や、コンバージョン率を自動でアップさせる販促ツール「ヒキアゲール」の開発・販売を行っています。

アンケートシステムWEBCAS formulatorで契約申込フォームを作成し、メール配信システムWEBCAS e-mailで、契約先変更手続きのご案内をお送りしました。

できるだけ時間とコストを削減したかったからです。書面での手続きだと、すべてのユーザー企業様に利用申込書を新たに記入・郵送していただき、さらに当社で1件ずつ内容の確認を行うといった具合に、ユーザー企業様にも当社にも大変労力がかかってしまいます。

Web手続きなら、煩雑な書類のやり取りが発生しないため作業スピードが速く、郵送費や書面チェックの人的コストもかかりません。こういった理由から、当社では契約手続きをWeb上で行うことを決定し、それを実現できるシステムを探すことにしました。

WEBCASは、当社が挙げた以下要件をすべて満たしていたからです。詳しく説明します。

契約の締結を行う以上、「契約として成立した」という証跡が残らなければ意味がありません。アンケートシステムWEBCAS formulatorなら「いつ、誰が、どのIPアドレスから契約申込ボタンを押したのか」という操作ログを取得できるため、ユーザー企業様が契約内容に同意したという証明になると考えました。

また、アンケートシステムとメール配信システムを連携させることで、メールを受け取った人しかWebフォームにアクセスできないというクローズド環境を作れるとお聞きしたので、不正アクセスなどのリスクも回避できると考えました。

念のため関係各所にも確認を取りましたが、WEBCASを使った契約申し込み手続きは、契約文書と同等の法的効力を持つため問題はないという回答が得られました。

一般的なアンケートシステムやメール配信システムは、契約期間に半年や1年など縛りのあるものが多く、当社のような「契約手続きのためにスポットで使いたい」という要望にはマッチしていませんでした。WEBCASは1ヶ月からのスポット利用に対応していたため、コストを抑えて利用できることがメリットでした。

また、実を言うと当社もシステム開発会社なので、社内で思い通りのシステムを構築することも可能でした。しかし、コストと労力を考えると自社開発より外部のサービスを利用するのが賢明だと考え、複数のサービスを比較検討した結果、上記の要件をすべて満たしていたWEBCASを採用することにしました。

はい。時間もコストも想定以上に削減できたと実感しています。とてもアナログでは対応しきれない数だったので、本当に助かりました。

WEBCASは「契約の申込みが完了していないのはどの企業様か」というデータを確認できたため、このデータを逐一チェックし、きめ細かいリマインドメールの配信や電話によるフォローを行いました。

WEBCASはマーケティングツールとして使われることが多いようですが、今回のようなWeb契約手続きにも適したシステムだと思います。大手企業や官公庁の導入実績があることや、セキュリティが高いことも利用する側からすると安心です。今後も同じような機会があれば、またWEBCASを利用したいと思います。