アンケート準備時間96.7％削減に成功！8ヶ国語にも対応

iTiDコンサルティング（以下 iTiD）は、主に大手製造業の開発力向上を支援するコンサルティング会社です。“企業の開発力”と一言で言っても、固有技術や研究投資額の規模などさまざまな要素があります。iTiDはその中で「人」と「組織・プロセス」を強化するコンサルティングサービスを提供しています。具体的には、①開発プロセスを可視化する「開発の見える化」、②若手技術者からマネージャーまでを育成する「人材育成」、③新製品や新事業の企画力向上支援、そして④「開発力調査」という４つをサービスの柱としています。

開発力調査は、企業の開発力を診断することで、固有の強みや弱みを認識し、どう改善していくかを探るための、iTiDアセスメント（分析）サービスの一つです。2004年より大手製造業を中心にIT分野、銀行等も含め220社、34,000人以上の調査実績があります（2015年4月1日時点）。当社はこの分野のソリューションリーダーという立場でサービスを提供しています。

アンケート運用オペレーションに関する多くの問題を抱えていました。具体的には以下の通りです。

・アンケート作成に手間がかかりすぎる
以前使っていたアンケートシステムは、非常に運用工数がかかっていました。たとえば会社名やプロジェクト名をアンケートサイトに入力するのは1件1件手打ちで入れる必要があり、アンケートの作成には最低30時間以上は作業する必要がありました。しかも操作がわかりにくく、オペレーションが属人的になりがちでした。

・案件を思うようにこなせない
これまでは、アンケート作成や、それに付随するクライアントの窓口担当者様との調整に手間がかかるので、ご依頼を受けてから実施までに最低1週間の期間を要していました。 そのため、たとえば期末ギリギリのタイミングに「急いで開発力調査を実施して○日後報告会をしたい」とご相談があっても対応できなかったり、同時に5件以上の案件を遂行することが難しかったりなど、リソース不足でビジネスチャンスを逃さざるを得ない状況でした。

・アンケート進捗管理やフォロー業務の負荷が大きい
またこれまでは、クライアント窓口担当者様に回答リストをお渡しして、アンケート未回答者への催促をお願いしていました。しかしこの運用では、もしかしたら担当者様は「未回答者に1通ずつメールで催促する」など大変な作業をされていたかもしれません。ですから「アンケート協力依頼通知」や「未回答者への催促」の業務をシステム化して開発力調査のサービスに組み込めば、担当者様の負荷と、我々の進捗報告の手間、どちらも減らせると考えました。

この問題を解決するため、アンケートシステムを刷新することにいたしました。

7～8社のアンケートシステムをWeb検索などでピックアップし、それぞれ担当の方に来社いただいて詳しい話を聞きました。当社が要件として掲げたのは以下の通りです。

・アンケート告知や未回答者フォローが徹底できる「メール配信連携」機能があるか
今申し上げたとおり、クライアントの窓口担当者様にお任せしていた「アンケート依頼とURLの通知」「未回答者への催促」業務をシステム化する必要がありました。それを実現するには、アンケートとメール配信機能が連動し、アンケートに紐づく回答依頼メールや、未回答者向けフォローメールをもれなく自動配信できる機能が必要でした。業務効率化と調査対象者フォローを徹底するための必須機能でした。

・iTiD社内で質問項目が変更できるか
以前のアンケートシステムは、システム開発会社に依頼しないと質問項目が変更できない作りになっていました。開発力調査は、時期をまたいで比較したり、他社や他部門と比較したりする必要があるため、基本的に質問は変更しないからです。しかし、時代が変われば調査内容（質問）自体も変えていく必要が出てきます。それを見越して、「社内の担当者でも簡単にアンケート質問項目の追加・変更ができる」機能を求めていました。

・セキュリティ要件を満たしているか
アンケートシステムは個人情報を扱うシステムであり、アンケートページには開発コードネーム等、秘匿性が高い情報も表示されるため、新たに導入するシステムには高いセキュリティを求めていました。
具体的に求めていた機能は、複数社のアンケートを切り分けて運用できる機能や、アンケートは一般公開せず、対象者以外のアクセスを遮断する機能などです。これらの要件をもとに、当社親会社の電通国際情報サービスがセキュリティチェックを行いました。

・一時保存機能があるか
開発力調査は、回答に時間がかかります。質問項目は約150あり、早い方なら40分、じっくり考える方なら1時間半もの時間を要します。多忙な開発者の皆さまが入力を中断されるケースも想定されるため、回答を途中で保存できる「一時保存機能」は必須と考えていました。

・多言語対応をしているか
クライアント様によっては「海外事業所と国内事業所の開発力を比較したい」というご要望があり、当社ではこれまで海外向けアンケートを多数実施してきました。もちろん今後も実施しますので、これまで対応した言語はカバーしたいと考えていました。具体的には、日本語に加え「英語、ドイツ語、フランス語、中国語、韓国語、タイ語、インドネシア語」の８ヶ国語です。比較すると、WEBCAS以外のシステムの対応言語は多くても「英語、ドイツ語、中国語」といったところでした。

・会社とサービスの継続性に問題はないか
開発力調査は、iTiDのブランディングの役割を担う重要なサービスです。今後も力を入れていきたいので、システムの提供会社がきちんとした会社で、継続して利用できるか、という点が非常に重要でした。具体的には、上場企業であることや、PマークやISMS等の情報セキュリティの認証を取得していること、そしてシステムが提供企業の主力製品であること等を判断材料にしました。

・コストは導入前と同等か
今回のシステム移行プロジェクトでは、アンケートシステムと併せて使う“分析ツール”の費用も含め、「従来の予算で賄う」ことが前提になっていました。そのため、限られた予算内で導入・運用できるアンケートシステムを求めていました。

以上の要件を満たす製品はWEBCASだけだったため、導入を決めました。

WEBCASを導入して良かったことをいくつか挙げます。

今後当社は、開発力調査を海外企業向けに提供していきたいと考えています。いきなり海外企業向けにコンサルティングサービスを提供するのはハードルが高いですが、Web上で回答を収集する開発力調査なら推進しやすいですよね。また、海外企業の調査実績が増えれば、グローバルな比較対象が増えて開発力調査の精度が高まり、国内のクライアントに対してもさらに魅力あるサービスになります。
この機会をチャンスととらえ、1～2年のうちにシステム面も強化していきたいと思います。今後も引き続きサポートをよろしくお願いいたします。