フルフィルメント業務の顧客サポートメール配信で活用

フルフィルメントとは、ECショップでの商品のオーダーから発送まで、その流れの中で発生する処理業務全般を請け負うことをいいます。当事業部は、IT商品のフルフィルメントを担当しています。

2003年ごろに導入して以来、コムテックではWEBCAS e-mailを次の３つの用途で使用しています。 第一は、事務系メールの配信です。入金確認、未入金の顧客への確認、登録変更時の確認メールなど、顧客管理の用途で使用しています。

第二に、アンケートメールの配信に使用しています。顧客満足度などを把握するための用途です。

第三に、ソフトウエア・ライセンスの更新案内メールに使用しています。これがもっとも多い用途となります。

コムテックでは、メール配信システムWEBCAS e-mailが４つの点で優れていると考えています。『操作性』『安定性』 『柔軟性』 『多機能性』 の４つです。

1．操作性
「WEBCAS e-mail 」は最初に操作のコツさえ掴んでしまえば、あとは淡々と作業ができるので重宝しています。
メールの配信業務を担当しているアルバイトとパートの皆さんも、スムーズに使用できています。操作の習得に時間がかからない点は、高く評価できます。

2．安定性
これまで約６年の間、大量のメールを配信してきましたが、さばき切れなかったことは一度もありませんし、配信に遅延が起きたこともありません。
複雑な要件をもとに組み上げたスケジュールに沿って、正確・的確にメール配信ができる「WEBCAS e-mail 」は評価に値します。

3．柔軟性
WEBCAS e-mailでは、配信メールの内容を何層かに区切って、それぞれの層ごとに情報を配置できます。その組み合わせの変更が自由で、しかも簡単に行えます。 WEBCAS e-mail独特のこの仕組みが、ライセンス更新の案内メールでは役立っています。

ライセンス更新のタイミングは、ソフトウエアの買い増しや、乗り換えのきっかけになるので、販促の意味合いが強いメール配信となります。しかし、顧客によってニーズが異なりますから、そのニーズごとにメールの内容を変更できれば効果的です。

「WEBCAS e-mail」は、ヘッダー・フッターの情報はどのメールでも固定させたまま、条件ごとにメールの内容だけを自動的に振り分けることができます。この振り 分け業務は、もし手作業でやろうとすると大量の手数がかかってしまいます。「WEBCAS e-mail」の使用によって、工数の大幅削減が実現できました。

ソフトウエアのライセンス証を、メールで配信しようという話が持ち上がっています。これまでは郵便で送っていたライセンス証ですが、メールに会員番号を載せることで、その情報自体をライセンス証としてしまおうという構想です。

構想の実現のためにはまだまだ詳細を詰めなければなりませんが、郵送のコストや手元へ届くまでのタイムラグを考えるならば、おおむねその方向に進んでいくと考えられます。
実装時には、セキュリティ面でも信頼性の高いWEBCAS e-mailをぜひ活用したいと考えています。

WEBCASにはまだまだ利用法がありそうなので、もっと使い込んでみたいですね。また業務の幅が拡がっていくかもしれません。