メーラーでのメール一斉配信（Bcc配信）をWEBCASに移行

ChatWork Academyは、企業のIT活用を支援するコンサルティング会社です。
特徴は、安価なクラウドサービスを駆使して、クライアントの課題解決をお手伝いしている点。グループ会社開発のビジネスチャットツール「ChatWork」を使って効率的にコミュニケーションしながら、Google社の法人向けクラウドサービス「GoogleApps」、顧客管理ツール「Zoho CRM」、動画制作ツール、マインドマップツールなどをフル活用し、業務効率化や売上向上を支援します。またホームページの改善コンサルティングを行ってWebサイト経由の売上アップを支援したり、IT分野の講演を行ったりしています。

WEBCAS導入前は、通常のメーラー（メールソフト）のBcc機能でセミナー案内メールを送っていました。これをWEBCAS e-mailに乗り換えて、多くの導入効果がありました。

導入効果としては、配信業務の効率化が実現したこと、そしてリスクが回避できたことが大きいですね。さらに、受信者にとってメールの信頼性が向上したことに加え、メールの効果向上も狙えるようになりました。それぞれ詳しくご説明します。

１．配信業務が効率化した
メーラー配信に伴う煩雑な業務が効率化しました。具体的に挙げてみます。

配信作業が一度で済むようになった
以前はメールサーバ等の負担や制限を考慮して、配信リストを分けて送信していましたが、今は数千件の一斉配信も一度にできるようになりました。

送信時間の予約ができるようになった
これまでは、メール配信時間には席でPCを操作する必要がありました。WEBCASの導入で配信予約ができるようになり、配信日に担当者が不在でも、効果的な曜日・時間を狙って配信できるようになりました。

エラーメール処理や配信停止処理の手間がなくなった
これまでは、配信のたびに発生するエラーメールや、配信停止希望のメンテナンスが全て手動でした。これら面倒だった作業がWEBCASで簡素化されました。

２．潜在的なリスクがなくなり、配信作業の心理的負担がなくなった
潜在的に抱えていたリスクが解消したことも導入効果です。以前のBcc配信の運用は、本来Bccにすべきメールアドレスを、CcやTo（宛先）に入れて配信してしまうと、受信者に他人の情報が見えた状態でメールが送られてしまいます。もちろん間違いがないよう気をつけていましたが、担当者は毎回大きな心理的負担を抱えることになります。
WEBCAS e-mail導入でこのリスクは解消し、心理的負荷もなくなりました。

私は、メール配信リストが300件くらいになったら、一斉配信専用のシステムを使うべきだと考えていました。当時そこまで配信リストが増えていたので、知人であるエイジア（現WOW WORLD）の中野さんに相談しました。

（※以下 加藤様）
―そういうわけで(笑) 中野さんに相談してWEBCASを見せてもらい、一見して「シンプルで使いやすそう」という印象を持ちました。一般的にシステムは、シンプルに使える方がミスが発生しにくく、作業時間も学習時間も短くて済みます。他社システムも検討しましたが、WEBCASなら問題ないと考え、導入を決めました。

メール配信対象を柔軟に設定できるところが便利です。 当社は別の読者登録システムから抽出したリストをWEBCASにインポートして配信しています。WEBCASは、配信リストへの一括配信もできますし、配信リストの中からさらに対象者を絞ることもできます。配信先が複数あって、配信対象を柔軟に変えたい当社には向いています。

現在、メーラーでメール同報配信を行っている方ですね。
情報システム部門があるような大会社にお勤めの方でも、通常のメールソフトで大量一斉配信されている方は多いと思います。メーラーのBcc機能での一斉配信は無料でできますが、必ず面倒な作業や、リスク対策に煩わされることになります。WEBCASのようなメール一斉配信専用ツールを使えば、本来時間を割くべき「メール効果向上のための取り組み」に集中できると思います。それに、専門知識なく一斉配信を行っていると、「知らず知らずのうちにメールが届かなくなる」「連絡が取れなくなり、信頼も低下する」そんなリスクがあることも知ってほしいですね。

今はまだセミナー情報の配信が中心ですが、今後さらにWEBCASを活用していきたいと思います。今後やっていきたいことは二つあります。

一つめは「メルマガ会員を増やすこと」です。今、Facebook広告から私のブログに誘導して、メルマガ会員を増やす施策を計画中です。ある程度集まったら、継続的に週1～2回メルマガを配信していきたいです。

二つめは「読んで楽しめる、フレンドリーなメルマガを配信すること」です。 一般的にメルマガは「企業から個人への一方的な情報提供」というイメージがあると思いますが、我々は一対一のコミュニケーションを大切にするコンサルティング会社なので、いい意味での“友達感覚”を大切にしたメルマガを届けていきたいです。そうして読者との結びつきを強め、ビジネスを拡げていきたいと思います。